Dalam operasional harian industri perbankan, kecepatan dan akurasi dokumentasi ialah kunci utama. Meskipun saat ini era digital, penggunaan kertas continuous form tetap tidak tergantikan, terutama untuk transaksi, laporan audit, dan arsip legal. Memilih continuous form untuk perbankan harus dengan pertimbangan yang matang.
Continuous form untuk perbankan, dalam proses mencetaknya menggunakan printer dot matrix. Keunggulan utama kertas ini terletak pada kemampuannya untuk mencetak dokumen dalam jumlah banyak sekaligus. Bagi perbankan, hal ini berarti efisiensi waktu yang signifikan.
Setiap jenis continuous form memiliki fungsi yang berbeda-beda. Berikut ini ulasan mendalam mengenai 3 jenis continuous form yang paling sering digunakan untuk perbankan. Serta pilihan jenis kertas mana yang paling efisien untuk administrasi perbankan.
3 Jenis Continuous Form untuk Perbankan
1. Continuous Form 2 Ply
Kertas continuous form 2 ply memiliki dua lapisan kertas yaitu lembar asli (biasanya berwarna putih) dan satu lembar salinan (merah muda). Jenis kertas ini menggunakan teknologi NCR (No Carbon Required). Teknologi ini memungkinkan tulisan pada lembar pertama akan otomatis tersalin ke lembar kedua.
Dalam sektor perbankan continuous form 2 ply biasanya untuk transaksi yang memerlukan satu arsip internal dan satu bukti untuk nasabah. Misalnya bukti setoran tunai sederhana, slip penarikan tabungan, dan laporan harian mutasi singkat.
2. Continuous Form 3 Ply untuk Perbankan
Continuous form 3 ply merupakan pilihan yang paling efisien untuk administrasi bank. Jenis kertas ini memiliki tiga lapisan yaitu satu lembar asli dan dua lembar salinan. Jenis continuous form ini paling ideal untuk alur birokrasi perbankan.
Sistem perbankan biasanya memerlukan tiga distribusi dokumen yang berbeda dalam satu kali cetak. Umumnya lembar pertama untuk nasabah sebagai bukti sah transaksi. Lalu, lembar kedua sebagai arsip bagian teller atau operasional arsip harian (jurnal harian). Sementara, lembar ketiga untuk bagian akuntansi atau untuk kebutuhan audit.
Dengan menggunakan continuous form 3 ply, bank tidak perlu melakukan proses fotokopi atau mencetak ulang. Continuous form memungkinkan dalam sekali cetak menghasilkan dua salinan sekaligus. ini akan sangat efisien untuk operasional administrasi bank yang serba cepat.
3. Continuous Form 4 Ply
Kertas continuous form 4 ply menyediakan satu lembar asli dengan tiga lembar salinan. Jenis ini memang lebih tebal dan membutuhkan tekanan printer yang lebih kuat agar salinan paling bawah tetap terbaca. Kertas ini umumnya digunakan untuk transaksi harian di meja teller.
Continuous form 4 ply biasanya untuk kebutuhan administrasi back office atau divisi kredit. Selain itu juga untuk laporan audit eksternal yang memerlukan banyak salinan untuk berbagai lembaga pengawas keuangan. Surat berharga yang berupa dokumen instruksi transfer antar cabang yang memerlukan pengawasan berlapis juga menggunakan jenis kertas ini.
Baca juga artikel 5 Ukuran Kertas Continuous Form Paling Laris, untuk mengetahui jenis kertas ini yang paling laris dan paling banyak digunakan di Indonesia.
Keunggulan Kertas NCR untuk Bank
Berikut ini beberapa keunggulan utama kertas NCR yang menjadikannya pilihan utama bagi industri perbankan.
1. Keamanan Data
Dalam bidang perbankan, bukti fisik adalah segalanya. Kertas NCR memastikan bahwa setiap salinan merupakan replika persisi dari dokumen asli. Dengan begitu dokumen ini tidak akan bisa dimanipulasi. Serta salinannya diakui sebagai bukti transaksi yang sah untuk nasabah dan arsip bank.
2. Efisiensi Operasional
Kertas continuous form dengan teknologi NCR mampu mempercepat alur kerja di teller maupun back office. Selain menghasilkan beberapa salinan sekaligus dalam sekali cetak, kertas ini juga tidak perlu karbon tambahan. Petugas tidak perlu lagi menyisipkan lembaran karbon di sela-sela kertas yang akan menghemat waktu transaksi.
3. Pengoranisasian Dokumen Lebih Mudah
Kerta NCR memudahkan manajemen arsip melalui sistem warna standar. Dengan kode warna tersebut akan memudahkan petugas dalam mengelola dokumen sesuai kebutuhan per divisi. Ini akan lebih efisien ketimbang dengan kertas HVS satu warna.
4. Daya Tahan Penyimpanan
Dokumen perbankan wajib disimpan dalam jangka waktu lama (retensi dokumen). Kertas NCR berkualitas tinggi memiliki daya tahan simpan yang baik. Tulisannya tidak akan mudah memudar selama di simpan di tempat yang kering dan tidak terkena sinar matahari langsung.
Strategi Memilih Continuous Form untuk Perbankan Berkualitas
Dalam memilih continuous form untuk perbankan tidak boleh sembarang. Apabila salah memilih kualitas kertas bisa menyebabkan printer macet (paper jam) yang tentu akan menghambat antrean nasabah. Berikut ini beberapa tips memilih continuous form berkualitas.
1. Sensitivitas Karbon (NCR)
Kertas continuous form yang berkualitas tinggi akan langsung bereaksi terhadap tekanan ringan sekalipun. Hal ini sangat penting untuk menjaga keawetan jarum printer. Sebaiknya menghindari kertas yang mengharuskan printer disetel pada mode “high impact” terus-menerus karena akan memperpendek umur alat cetak.
2. Kualitas Perforasi
Perforasi merupakan lubang-lubang kecil di pinggir kertas yang berfungsi untuk menyobek kertas dengan rapi. Dalam bank, kecepatan adalah segalanya. Dengan kertas yang memiliki perforasi baik, petugas bank dapat menyobek bukti transaksi dengan cepat tanpa risiko kertas sobek di bagian tengah.
3. Ukuran Continuous Form untuk Perbankan
Ukuran continuous form yang menjadi standar dalam perbankan adalah 9,5 x 11 inci (ukuran penuh) atau 9,5 x 5,5 inci (ukuran PRS). Saat memilih ukuran, pastikan ukuran lubnag traktor di sisi kanan dan kiri benar-benar presisi agar kertas tidak miring saat proses pencetakan laporan panjang.
Distributor Continuous Form untuk Perbankan Terbaik
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan yang terbaik untuk kebutuhan perbankan. Produk J-Plus juga menyediakan berbagai jenis continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply. Ukuran kertas ini juga bervariasi tergantung pada kebutuhan administrasi bank.
Selain itu, di official store J-Plus yang terletak di Surabaya juga menyediakan continuous form custom yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bank. Mulai dari dari cetak logo, ukuran kertas custom, dan sebagainya. Dapatkan kertas continuous form terbaik hanya di sini.
