Pengelolaan arsip yang buruk bisa membawa dampak buruk bagi perusahaan maupun karyawan. Kesalahan dalam pengelolaan arsip kantor tersebut bisa membuat efektivitas kinerja karyawan menurun, potensi kerusakan dokumen, masalah financial, hingga risiko pencurian data dan informasi.
Mengelola arsip bukan hal yang sepele, terutama bagi bisnis atau organisasi yang memiliki banyak dokumen penting. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang melakukan kesalahan pengelolaan arsip kantor. Agar tidak mengalami berbagai kerugian yang fatal, simak 5 kesalahan umum yang sering terjadi saat mengelola dokumen arsip kantor.
Baca juga artikel Tips Memilih Continuous Form Sesuai Kebutuhan Bisnis.
5 Kesalahan dalam Pengelolaan Arsip Kantor
Berikut ini adalah 5 kesalahan umum dalam pengelolaan arsip kantor yang jarang disadari.
1. Menyatukan Semua Jenis Berkas
Kesalahan dalam pengelolaan arsip kantor yang pertama yaitu menyatukan semua jenis berkas. Mulai dari dokumen yang masih terpakai, tidak terpakai, hingga arsip terjaga seluruhnya diletakkan dalam satu wadah yang sama. Hal ini bisa mengakibatkan sulitnya pencarian data dan bahkan membuang waktu menjadi tidak produktif.
Untuk menghindari hal ini, sebaiknya memisahkan dokumen berdasarkan jenisnya. Selain itu juga bisa diurutkan berdasarkan alfabet, masa periode, dan kategori tambahan. Jangan lupa untuk menambahkan label atau indeks untuk memudahkan pencarian arsipa berdasarkan kategori.
2. Standar Penamaan File yang Tidak Seragam
Kesalahan berikutnya yaitu penamaan dokumen yang tidak seragam dan tidak mengikuti pola baku yang ada. Dalam praktiknya, satu jenis dokumen bisa diberi dengan nama yang berbeda-beda. Sekilas hal ini memang terasa praktis dan mudah dimengerti oleh pembuatnya.
Namun, dalam sistem pengarsipan hal ini justru bisa menimbulkan persoalan serius yakni dokumen menjadi sulit ditelusuri melalui fitur pencarian. Selain itu karyawan lain akan kesulitan memastikan mana versi dokumen yang paling terbaru serta valid. Konsisten dalam penamaan file dan folder menjadi aspek yang sangat krusial.
3. Akses Arsip yang Terbuka
Kesalahan lain yang tanpa sadar dilakukan seorang arsiparis ialah tidak membatasi akses arsip pada pihak-pihak tertentu. Kondisi seperti ini tentunya memicu potensi terjadinya pencurian maupun penyalahgunaan bekas arsip perusahaan. Sehingga menimbulkan kerugian pada perusahaan dan pihak terkait akibat kebocoran data.
Tidak semua dokumen perusahaan bisa diperlakukan dengan tingkat keamanan yang sesuai. Dokumen sensitif bisa diakses oleh orang yang tidak berhak. Hal ini bisa menyebabkan kebocoran data penting perusahaan.
4. Hanya Mengandalkan Sistem Pengarsipan Fisik
Kesalahan lainnya dalam pengelolaan arsip kantor yang sering terjadi yakni banyak mengandalkan sistem pengarsipan fisik. Padahal sistem pengarsipan fisik juga masih rentan terhadap kerusakan, pencurian, dan potensi permasalahan lainnya.
Oleh karena itu sangat penting untuk mengelola arsip secara digital menggunakan peralatan dan perangkat lunak yang mutakhir. Hal ini bisa dilakukan dengan memulai sistem pengarsipan digital dengan memanfaatkan penyimpanan lokal, cloud, maupun kombinasi keduanya.
5. Tidak Ada Standar Pemeliharaan
Kesalahan yang paling sering terjadi dalam pengelolaan arsip kantor yaitu dokumen yang mudah rusak karena faktor lingkungan. Misalnya tempat penyimpanan yang lembap, berdebu, adanya tumpahan air, atau penyimpanan yang tidak sesuai standar.
Selain itu, banyak juga perusahaan yang membiarkan arsip fisik menumpuk tanpa adanya pengurangan terhadap arsip yang jangka waktu simpannya sudah habis. Hal ini menyebabkan ruang penyimpanan semakin sempit dan pencarian semakin sulit dilakukan secara manual.
Dampak Negatif Kesalahan Pengelolaan Arsip Kantor
Kesalahan dalam pengelolaan arsip kantor bisa menimbulkan banyak masalah serius yang berdampak langsung pada operasional dan reputasi bisnis. Berikut ini berbagai dampak negatif yang bisa terjadi jika tidak memperbaiki kesalahan dalam mengelola arsip dokumen penting.
1. Kerugian Finansial
Waktu yang terbuang untuk mencari dokumen menyebabkan biaya operasional membengkak. Selain itu, kehilangan dokumen penting bisa berujung pada kerugian kontrak kerja sama atau bahkan bisa terkena denda hukum.
2. Penurunan Produktivitas
Arsip dokumen yang berantakan dan tidak mengikuti standar yang ada bisa menurunkan produktivitas karyawan. Hal ini karena karyawan akan sulit untuk mengakses data yang mereka butuhkan sehingga pekerjaan menjadi tertunda dan tidak efektif.
3. Risiko Kebocoran Data
Arsip dokumen yang sembarangan dan tidak memiliki standar keamanan penyimpanan yang ketat akan berisiko mengalami kebocoran data penting perusahaan. Dokumen penting tersebut bisa saja disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Hal ini juga bisa merusak kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis.
4. Kesulitan Audit dan Kepatuhan Regulasi
Dokumen yang tidak terdokumentasikan dengan baik atau arsip dokumen yang rusak seperti tulisan yang mudah memudar atau bahkan hilang sebelum waktunya. Tentu ini akan menyulitkan saat proses audit dan berpotensi menimbulkan saksi bagi perusahaan.
Continuous Form untuk Kebutuhan Arsip Kantor
Salah memilih jenis kertas untuk kebutuhan arsip dokumen kantor akan berakibat fatal, seperti kertas yang rusak, menguning, atau yang paling parah adalah tulisannya yang memudar dan bahkan hilang. Untuk menghindari masalah ini sebaiknya gunakan kertas continuous form J-Plus. Kertas komputer bersambung ini sangat cocok untuk kebutuhan arsip jangka panjang di perusahaan.
Dengan bahan kertas yang premium serta lapisan NCR yang berkualitas, kertas continuous form J-Plus memastikan dokumen untuk kebutuhan arsip tetap terjaga hingga 10 tahun lebih. Cetakan yang seragam dengan salinan atau rangkap lainnya akan sulit untuk dipalsukan oleh pihak tidak bertanggung jawab. Kertas continuous form J-Plus memastikan keamanan dokumen hingga akhir.
