Dalam dunia bisnis yang bergerak serba cepat, logistik bukan lagi sekadar urusan mengirim barang dari satu lokasi ke lokasi lain. Logistik menjadi tulang punggung dan solusi pengiriman barang cepat dan kepuasaan pelanggan. Satu kesalahan kecil dalam proses pengiriman bisa menyebabkan kerugian finansial yang signifikan.
Banyak perusahaan terjebak dalam paradigma bahwa kecepatan pengiriman hanya bergantung pada armada kendaraan. Padahal hal ini dimulai dari meja administrasi, mulai dari dokumen pengiriman diproses dan akurasi informasi yang tertera dalam surat jalan.
Dalam artikel ini akan memberikan 5 solusi praktis untuk pengiriman barang yang lebih cepat. Hal ini untuk memastikan pengiriman barang lebih akurat sehingga kepuasaan pelanggan lebih terjamin.
5 Solusi Pengiriman Barang Lebih Cepat
1. Digitalisasi Sistem Manajemen Gudang
Langkah pertama sebagai solusi pengiriman barang yang cepat dan akurat adalah memastikan data digital bersih. Warehouse Management System (WMS) memungkinkan perusahaan memantau stok secara real time. Tanpa sistem yang terintegrasi, admin harus mengecek stok secara manual sebelum mencetak surat jalan dan memakan waktu yang lama.
Dengan WMS, ketika pesanan masuk, sistem secara otomatis akan mengalokasikan stok dan menyiapkan data untuk dokumen pengiriman. Keakuratan data di layar monitor harus identik dengan apa yang tercetak di kertas. Inilah awal di mana kecepatan administrasi dimulai.
2. Cetak Surat Jalan dengan Continuous Form
Meskipun saat ini era digital, dokumen fisik tetap menjadi syarat legal dan operasional yang wajib ada dalam setiap truk pengiriman. Di sinilah kertas continuous form mengambil peran vital yang tidak bisa tergantikan oleh kertas biasa.
Dengan sistem rangkap (multi ply), kertas ini bisa membuat surat jalan asli beserta salinannya dalam sekali cetak. Dalam bidang logistik memerlukan banyak salinan dalam satu transaksi (arsip kantor, sopir, petugas gudang penerima, dan pelanggan). Ini jauh lebih cepat daripada mencetak dokumen yang sama sebanyak empat kali menggunakan printer biasa.
Printer dot matrix untuk mencetak continuous form bisa bekerja secara terus menerus tanpa risiko overheat seperti printer biasa. Kecepatan cetak ini sangat penting untuk perusahaan yang mengirimkan ribuan paket dalam sehari. Selain itu hasil cetakan pada kertas continuous form sulit dimanipulasi. Jika ada perubahan data pada lembar pertama, hal itu akan terlihat pada lembar tembusan sehingga meminimalisir kecurangan di lapangan.
3. Atur Format Surat Jalan yang Tepat
Solusi pengiriman barang yang cepat ketiga adalah memperbaiki format dan desain surat jalan. Terkadang kurir atau penerima kesulitan menemukan informasi penting karena tata letak surat jalan yang berantakan. Gunakan surat jalan dengan fitur pre printer yaitu mencetak logo, alamat kantor, dan kolom-kolom secara massal terlebih dahulu.
Dengan begitu, printer hanya perlu mencetak data variabel seperti nama penerima dan daftar barang. Selain mempercepat proses pencetakan, ini juga menghemat penggunaan pita printer. Pastikan juga font untuk resi atau kode booking cukup besar dan tegas.
4. Gunakan Barcode dan Sinkronisasi Data
Kecepatan tanpa akurasi adalah hal yang sia-sia. Untuk itu, penggunaan barcode atau QR Code pada surat jalan adalah solusi yang tepat untuk pengiriman barang yang cepat dan akurat. Pastikan dalam surat jalan terdapat barcode unik untuk setiap nomor dokumen.
Ketika barang dimuat di armada, petugas cukup melakukan scanning. Proses ini memastikan bahwa barang yang masuk ke truk sesuai dengan apa yang tertera di surat jalan. Jika terjadi ketidaksesuaian, sistem akan memberikan peringatan seketika, sehingga bisa mencegah barang salah kirim sebelum armada meninggalkan gudang.
5. Tingkatkan Produktivitas dan Efisiensi Pengemudi
Ketidakefisienan pengemudi merupakan hambatan besar bagi perusahaan logistik dan trasportasi yang membuat bisnis sulit mencapai pengiriman lebih cepat. Oleh karena itu, mulai berdayakan pengemudi dengan pelatihan keselamatan yang lebih baik dan komunikasi yang ditingkatkan dengan pengendali armada.
Untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi ini, manajer armada perlu fokus pada manajemen pengemudi. Serta menetapkan standar untuk mengevaluasi kinerja mereka. Strategi manajemen pengemudi yang baik meliputi berbagai hal mulai dari keselamatan pengemudi hingga kendaraan dan alat yang tepat.
Gunakan Continuous Form J-Plus untuk Surat Jalan
Membuat surat jalan dengan hasil cetakan yang bagus dan terlihat jelas harus menggunakan kertas continuous form berkualitas tinggi. Continuous form J-Plus adalah pilihan yang tepat untuk memastikan pengiriman barang secara cepat dan akurat. Kertas ini memiliki kualitas NCR yang tinggi sehingga tulisan lebih tajam dan tahan lama untuk kebutuhan arsip jangka panjang.
Continuous form J-Plus tersedia dalam berbagai jenis mulai dari kertas rangkap satu (1 ply) hingga kertas rangkap enam (6). Kertas ini sangat cocok untuk berbagai kebutuhan surat jalan, baik dokumen yang singkat maupun surat jalan dengan detail barang yang banyak.
