Saat ini perkembangan teknologi digital memang masif tetapi penggunaan kertas continuous form 2 ply masih menjadi primadona. Bidang logistik, pergudangan, hingga keuangan menggunakan kertas ini untuk keperluan administrasi yang membutuhkan bukti fisik instan.
Continuous form 2 ply merupakan kertas bersambung tanpa putus yang memiliki 2 rangkap. Biasanya lembar pertama adalah kertas HVS dan lembar kedua berupa kertas NCR (No Carbon Required) berwarna merah muda. Kertas ini memiliki lubang di sisi kanan dan kirinya yang khusus untuk penggunaan printer dot matrix.
Kertas continuous form 2 ply cocok untuk dokumen yang membutuhkan salinan secara langsung tanpa fotokopi terlebih dahulu. Biasanya lapisan pertama (putih) untuk arsip dan lembar berwarna untuk pelanggan seperti faktur, surat jalan, dan invoice.
Banyak Sektor Mengandalkan Continuous Form 2 Ply
Kertas ini masih bertahan hingga saat ini karena banyak sektor bisnis yang mengandalkannya untuk mencetak dokumen penting. Adanya teknologi NCR memungkinkan tulisan pada lembar pertama bisa tembus langsung ke lembar kedua tanpa harus menyelipkan kertas karbon manual.
Beberapa sektor bisnis yang sangat mengandalkan kertas continuous 2 ply antara lain sebagai berikut.
- Logistik dan Ekspedisi
Dalam bidang logistik dan ekspedisi menggunakan kertas ini untuk mencetak surat jalan atau surat pengantar barang. Lembar pertama biasanya untuk dibawa sopir dan lembar lainnya untuk arsip gudang. Kertas ini sering dipakai untuk membuat invoice, surat jalan, dan dokumen kargo guna memastikan salinan langsung tersedia bagi pelanggan dan arsip perusahaan.
- Retail Grosir
Bidang retail grosir juga mengandalkan jenis kertas ini untuk mencetak invoice atau faktur penjualan yang memerlukan salinan arsip kantor. Ini bisa memberikan efisiensi untuk mencetak banyak data sekaligus dan memberikan bukti fisik yang sah bagi penjual maupun pembeli.
- Bengkel dan Manufaktur
Bidang ini juga menggunakan continuous form 2 ply untuk kebutuhan operasional harian. Biasanya untuk nota perbaikan atau faktur penjualan. Lembar pertama untuk pelanggan sementara rangkap kedua untuk kebutuhan arsip bengkel.
Di lingkungan manufaktur kertas jenis ini untuk membuat surat jalan (delivery note) atau purchase order. Salinannya memastikan bagian gudang atau logistik dan bagian akuntansi memiliki salinan yang sama.
Harga Kertas Continuous Form 2 Ply
Kertas ini memiliki harga yang sangat bervariasi tergantung merk dan kualitasnya. Jenis kertas ini memiliki kualitas standar atau ekonomis dibanderol dengan harga mulai Rp145.000,00 hingga Rp165.000 per box dengan isi sekitar 1000 set. Kertas dengan kualitas ini cocok untuk penggunaan internal yang tidak memerlukan tingkat keputihan (whiteness) yang ekstrem.
Tipe ekonomis ini memiliki kertas yang berwarna putih tulang atau sedikit krem dengan presisi lubang yang standar. Sehingga kurang cocok untuk kebutuhan dokumen yang memerlukan cetakan salinan yang jelas dan tajam.
Sementara itu juga ada kategori premium atau kertas CF dengan kualitas tinggi seperti Continuous Form 2 Ply J-Plus. Kertas premium memiliki kualitas kertas yang bagus dengan warna putih jelas serta lubang di pinggirnya sangat presisi. Ini akan memudahkan saat proses pencetakan karena risiko paper jam yang rendah.
Meski memiliki kualitas premium kertas J-Plus hanya dibanderol dengan harga sekitar Rp302.000,00 per box dengan isi sekitar 1000 set. Sementara ini merk lain dengan kualitas yang sama dipasarkan dengan harga yang lebih tinggi yaitu sekitar Rp350.000,00. Apabila dokumen Anda tidak memerlukan ukuran satu halaman penuh, varian PRS akan lebih menghemat biaya karena satu lembar dibagi menjadi dua bagian.
Strategi Mendapatkan Harga Termurah
Untuk mendapatkan harga termurah bukan sekadar mencari diskon atau mencari toko terdekat yang sudah kenal dengan pemilik tokonya. Melainkan tentang teknik negosiasi dan manajemen strok. Berikut ini beberapa tips yang bisa Anda ikuti untuk mendapat harga termurah dengan kualitas premium.
- Pembelian dalam Volume Besar
Jika ingin menghemat biaya operasional ada baiknya untuk membeli dalam jumlah banyak sekaligus. Membeli satu box setiap kali membutuhkan akan lebih boros dan pengeluaran akan membengkak tanpa disadari.
Pembelian grosir dalam jumlah banyak akan lebih menghemat pengeluaran. Distributor besar atau langsung dari produsen biasanya memberikan potongan signifikan dengan minimal pembelian tertentu.
- Cek Berat Produk
Tidak sedikit pedagang nakal yang menawarkan harga lebih murah. Namun, Anda perlu hati-hati dan lebih teliti dengan mengecek berat produknya. Produk yang lebih ringan bisa ada indikasi dikurangi atau memang kualitas kertas yang jelek dan sangat tipis.
Continuous form 2 ply biasanya memiliki berat sekitar 9 kg hingga 11 kg tergantung gramatur kertas. Pastikan sebelum membeli untuk mengecek setiap detailnya seperti jumlah isinya yaitu sekitar 1000 set atau total 2000 lembar bukan yang 800 set.
- Pilih Distributor Resmi atau Produsen Langsung
Toko retail ataupun toko ATK di ruko pinggir jalan biasanya mengambil margin 20-30%. Dalam memenuhi kebutuhan bisnis, sebaiknya untuk mencari distributor resmi atau menjadi pelanggan tetap dari produsen langsung yang memiliki sistem pengiriman langsung. Ini akan memangkas rantai distribusi dan biaya kirim.
Kesimpulan
Memilih kertas CF dengan kualitas bagus dan harga yang terjangkau perlu ketelitian dalam membandingkan merk dan volume pembelian. Bisnis skala kecil maupun besar memiliki peluang besar untuk menekan biaya administrasi tanpa harus mengorbankan fungsionalitas dokumen. Investasi pada kertas yang tepat adalah langkah kecil yang berdampak besar pada kesehatan arus kas perusahaan Anda.
