Dalam bidang administrasi perkantoran yang mengandalkan printer dot matrix, memilih ukuran kertas continuous form menjadi aspek krusial untuk memastikan dokumen tercetak dengan rapi. Kertas ini memiliki ciri khusus yaitu terdapat lubang-lubang penyangga di kedua sisinya agar mesin printer dapat menarik terus-menerus tanpa henti.
Setiap bisnis membutuhkan ukuran kertas continuous form yang berbeda tergantung kebutuhan. Penggunaan kertas ini sangat populer karena memiliki kemampuan untuk mencetak dokumen rangkap dalam satu kali proses cetak. Efisiensi yang ditawarkan tersebut membuat kertas ini tetap menjadi primadona di tengah gempuran printer laser.
Berbagai macam ukuran tersebut memiliki fungsi spesifikasi yang telah menjadi standar industri. Mulai dari ukuran yang lebar untuk membuat laporan tabel yang kompleks hingga ukuran kecil yang laporan yang lebih ringkas. Berikut ini lima ukuran paling laris yang wajib diketahui sebelum membeli.
Ukuran Kertas Continuous Form
1. Ukuran 9,5 x 11 Inci
Ukuran ini merupakan yang paling umum ditemukan di perkantoran, bisanya disebut juga dengan kertas continuous form Non PRS. Continuous form ukuran ini hampir setara dengan kertas letter atau sedikit lebih lebar dari A4. Kertas ini memiliki lebar 9,5 inci (termasuk pinggiran lubang). Jika pinggiran lubangnya dirobek (perforasi) maka lebarnya menjadi 8,5 inci.
Continuous form dengan ukuran ini biasanya digunakan untuk membuat laporan bulanan keuangan atau data inventaris yang panjang. Selain itu juga bisa untuk membuat surat jalan yang biasanya digunakan oleh perusahaan logistik untuk mencetak daftar barang yang dikirim. Terkadang kertas ini juga untuk membuat faktur penjualan yang memberikan ruang yang cukup untuk menuliskan banyak item barang dalam satu transaksi.
2. Ukuran 9,5 x 11/2 Inci
Ukuran PRS biasanya adalah ukuran letter standar dibagi dua yaitu 9,5 x 11/2. Jadi kertas ukuran full dibagi menjadi dua bagian berukuran 9,5 x 5,5 inci. Ukuran kertas continuous form ini memiliki fungsi utama untuk mencetak dokumen yang ringkas dan tidak memerlukan kertas yang luas.
Umumnya untuk kuitansi pembayaran yang sangat efisien untuk transaksi ritel yang tidak memerlukan banyak baris. Selain itu juga bisa untuk membuat nota penjualan toko. Dengan ukuran ini dapat menghemat kertas karena satu lembar bisa digunakan untuk dua transaksi atau satu transaksi dengan bukti yang dibagi dua (untuk pelanggan dan toko).
3. Ukuran 14 7/8 x 11 Inci
Ukuran ini merupakan yang terbesar dari continuous form. Ini sering disebut ukuran B1 pada continuous form dan ideal untuk dokumen besar, seperti laporan, invoice, atau surat jalan. Ukurannya sangat lebar yaitu hampir selebar kertas A3 dalam posisi landscape. Kertas ini populer untuk laporan besar karena ukurannya yang lebar.
Biasanya digunakan untuk tabel yang memiliki banyak kolom misalnya buku besar atau daftar gaji karyawan yang detail. Dengan ukuran yang besar bisa memudahkan pembacaan data yang memanjang ke samping tanpa harus terpotong ke baris baru.
4. Ukuran 9,5 x 13 Inci
Ukuran kertas continuous form ini sedikit lebih panjang dari ukuran standar. Umumnya disebut ukuran folio. Banyak perusahaan di Indonesia menggunakan format ini karena biasanya dokumen hukum dan kontrak menggunakan standar F4.
Ukuran ini bisa memberikan ruang ekstra di bagian bawah. Kertas ini memiliki fungsi utama untuk membuat dokumen yang memerlukan ruang tanda tangan lebih banyak atau catatan tambahan di bagian bawah formulir tanpa harus memakan ruang daftar untuk item.
5. Ukuran 9,5/2 x 11/2 Inci
Kertas wartel yaitu continuous form yang memiliki ukuran paling kecil atau sekitar A6 (9,5/2 x 11/2 inci). Jenis kertas ini biasanya untuk memenuhi kebutuhan cetak struk belanja kecil atau dokumen dengan informasi terbatas.
Salah satu kelebihan kertas ini adalah kemampuannya untuk mendukung operasional bisnis yang memerlukan kecepatan dan efisiensi dalam mencetak dokumen ukuran kecil. Ukurannya yang ringkas memungkinkan kertas ini cocok untuk mesin printer dot matrix berkecepatan tinggi dalam volume besar.
Keuntungan Menggunakan Continuous Form
- Efisiensi Biaya
Kertas ini tidak memerlukan tinta dalam proses pencetakannya. Pita printer dot matrix jauh lebih murah harganya dibandingkan dengan toner laser atau tinta printer inkjet. Selain itu harta kertas ini juga relatif lebih ekonomis dalam penggunaan skala besar dibandingkan kertas HVS polos yang masih memerlukan tinta dan juga fotokopi untuk membuat salinan.
- Salinan Instan
Dalam sekali cetak atau sekali tekan “print” bisa mendapatkan satu hingga 6 salinan sekaligus dengan isi yang identik secara fisik karena tekanan jarum pada printer dot matrix mampu menciptakan salinan karbon (kertas continuous form memiliki lapisan karbon). Hal ini jauh lebih cepat daripada mencetak dokumen yang sama 2 sampai 6 kali di printer biasa.
- Keamanan Dokumen
Tulisan pada kertas NCR yang dihasilkan oleh tekanan jarum printer dot matrix sulit untuk dimanipulasi tanpa merusak kertas. Dengan begini akan memberikan keamanan ekstra untuk dokumen legal seperti faktur pajak atau surat jalan.
- Ketahanan Printer
Printer dot matrix dikenal sebagai workhorse yang tahan banting. Mereka bisa bekerja di lingkungan yang berdebu seperti gudang atau pabrik. Di mana printer laser sensitif dengan ruangan yang berdebu dan bisa mengakibatkan kerusakan.
