Cara Mudah Print Kop Surat di Amplop Panjang

Amplop menjadi barang wajib untuk berbagai kebutuhan surat menyurat. Selain memberikan informasi terkait pengirim surat, amplop yang memiliki desain khusus untuk perusahaan akan melindungi berkas dan dokumen penting yang ada di dalamnya. Mengetahui cara print kop surat di amplop juga sangat penting.

Banyak perusahaan yang menggunakan kop surat di amplop sebagai branding identitas mereka. Meskipun terlihat sepele dan mudah, cara print kop surat di amplop akan terasa sulit untuk mereka yang belum pernah mengerjakan desain amplop. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang memilih jasa percetakan untuk membuat amplop custom mereka.

Membuat kop surat di amplop sebenarnya tidak serumit yang kebanyakan orang pikir, cara print pun cukup sederhana. Cara ini bisa dilakukan melalui komputer dengan aplikasi Microsoft Word yang biasanya untuk membuat dokumen atau surat menyurat.

Cara Print Kop Surat di Amplop

Berikut ini 6 langkah mudah untuk membuat amplop dengan desain kop surat Microsoft Word.

1. Buka Program Microsoft Word

Langkah pertama yang bisa kamu lakukan yaitu membuka Microsoft Word. Setelah itu beralihlah ke bagian atas halaman word tepatnya pada bagian menu. Kemudian klik menu “Mailing” dan pilih envelopes yang berada di bagian menu bawah kiri. 

2. Menuliskan Alamat

Setelah kotak “Envelopes and Label” keluar, maka langkah selanjutnya adalah melihat bagian “Delivery Address” untuk menuliskan nama penerima dan alamat yang dituju. Sedangkan pada bagian “Return Address” dapat ditulis nama pengirim sekali alamatnya.

3. Menentukan Ukuran Amplop

Setelah menuliskan nama dan alamat pengirim, selanjutnya menentukan ukuran amplop surat yang akan dipakai. Masih pada kotak yang sama, klik pilihan “Option” maka akan muncul pop up untuk memilih ukuran amplop. Ukuran amplop panjang biasanya adala 110 x 230 mm (amplop tipe 90).

4. Membuat Kop Surat di Amplop

Dalam pembuatan amplop perusahaan, salah satu hal yang harus dilakukan adalah memasukkan kop surat perusahaan. Jika sebelumnya perusahaan telah memiliki kop surat, maka hanya perlu mengkopi pada halaman amplop yang sudah jadi.

Tampilan amplop akan muncul Header Section untuk tulisan di atas halaman dan Footer Section untuk tulisan di bawah halaman. Pada bagian Header Section tersebut, bisa untuk logo perusahaan dengan melakukan pengaturan agar tampilan menarik dan tampak indah dengan menggunakan ruler. 

Sementra itu pada bagian Footer Section, tuliskan alamat perusahaan dengan menambahkan garis sebagai aksesoris. Untuk berpindah dari halaman header ke footer cukup dengan klik dua kali pada bagian yang ingin diubah.

5. Mengecek Tampilan Amplop

Setelah proses desain amplop selesai, jangan langsung mencetak amplop. Sebaiknya lakukan pengecekan untuk melihat tampilan awal amplop sebelum dicetak. Caranya dengan klik menu “File” lalu pilih bagian “Print”. Maka pada tampilan bagian kanan akan terlihat halaman yang hendak dicetak. Ini memungkinkan untuk memperbaiki desain sebelum cetak massal.

6. Proses Mencetak Amplop

Sebelum melakukan pencetakan, terlebih dahulu bisa memasukkan amplop kosong pada mesin printer yang digunakan. Sesuaikan penempatan amplop tersebut agar sesuai dengan desain yang telah dibuat. Selain itu, pastikan mesin printer telah tersambung dengan komputer. Setelah semua aman, bisa langsung melakukan pencetakan.

Cara Print Kop Surat di Amplop Secara Massal

Jika penerima surat banyak dengan isi surat yang sama, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Siapkan data penerima yang sudah dibuat menggunakan aplikasi lain seperti Microsoft Excel atau sejenis.
2. Klik menu “Mailing” dan pilih opsi “Select Recipients.”
3. Kemudian pilih opsi “Use Existing List” dan pilih data berkas penerima surat yang sudah disimpan pada file Excel atau lainnya dan klik “Open.”
4. Selanjutnya pada tab Mailings pilih “Start Mail Merge” dan klik “Envelopes.”
5. Tentukan ukuran amplop pada opsi “Envelope Size,” dan klik oke.
6. Lembar amplop kosong akan muncul dengan format berikut: