Penggunaan continuous form (kertas komputer) tetap menjadi standar emas dalam manajemen logistik dan pergudangan, terutama untuk kebutuhan arsip. Dalam ekosistem logistik yang serba cepat, integritas data bukan sekadar angka melainkan aset yang harus terjaga hingga bertahun-tahun.
Di era digitalisasi, penggunaan continuous form untuk arsip logistik menjadi pilihan utama. Terutama bagi perusahaan pergudangan dan distribusi berskala besar. Kertas komputer ini menyediakan salinan fisik yang tahan lama.
Selain itu juga sistem penomoran yang sistematis dan ketahanan tinta untuk jangka panjang sangat cocok untuk arsip jangka panjang. Inilah mengapa banyak perusahaan yang menggunakan continuous form untuk arsip logistik jangka panjang karena lebih aman dan kuat.
Keuntungan Continuous Form untuk Arsip
Kertas continuous form menawarkan solusi fisik yang belum bisa digantikan sepenuhnya oleh printer laser maupun dokumen digital dalam hal arsip jangka panjang. Berikut ini beberapa keunggulannya.
Baca juga Tips Memilih Continuous Form Sesuai Kebutuhan Bisnis.
1. Penyimpanan Dokumen Logistik Jangka Panjang
Berbeda dengan cetakan printer inkjet yang mudah luntur jika terkena air, continuous form menggunakan printer dot matrix yang lebih tahan lama. Dengan printer dot matrix, tinta akan menyerap ke dalam serat kertas melalui tekanan fisik jarum printer.
Hal ini membuat teks pada continuous form tidak akan luntur meski disimpan di gudang selama bertahun-tahun. Oleh karena itu continuous form masih menjadi pilihan utama untuk membuat arsip logistik untuk jangka panjang.
2. Continuous Form Sulit Dipalsukan
Dalam bidang logistik, bukti serah terima sangat krusial. Setiap salinan continuous form dibuat melalui tekanan fisik jarum printer yang menembus beberapa lapisan kertas. Hal ini menciptakan salinan sebagai bukti yang sulit dipalsukan. Jika terdapat perubahan pada lembar pertama, pada lembar salinannya tidak akan sinkron.
Dalam memenuhi kebutuhan audit hukum dan akuntansi, validitas dokumen berlapis ini jauh lebih tinggi. Berbeda dengan dokumen fotokopi atau hasil cetak ulang digital yang bisa dimanipulasi dengan mudah. Bekas tekanan fisik jarum printer juga berfungsi sebagai pengaman tambahan untuk memverifikasi bahwa dokumen tersebut asli.
3. Urutan Dokumen Lebih Rapi
Salah satu risiko terbesar dalam pengarsipan logistik adalah dokumen yang terselip atau hilang. Namun, dengan continuous form untuk arsip logistik akan lebih memudahkan. Kertas ini tersambung secara kontinu, risiko ada lembar yang hilang saat proses cetak massal akan sangat minim.
Selain itu kertas komputer ini juga memiliki nomor seri yang urut (biasanya custom dari pabrik). Ini akan memudahkan pelacakan audit jika ada celah dalam urutan arsip. Dengan nomor seri yang urut juga akan memudahkan karyawan dalam melakukan pengarsipan dokumen.
4. Efisiensi Operasional Bisnis
Bidang logistik akan berurusan dengan ribuan transaksi per hari. Memasukkan kertas satu per satu ke dalam tray printer laser akan sangat membuang waktu dan rentan terhadap paper jam. Berbeda dengan continuous form yang bisa mencetak secara terus menerus.
Kertas continuous form berbentuk sambungan secara kontinu melalui lubang tractor feed. Sehingga, printer bisa mencetak ribuan lembar tanpa henti selama berjam-jam. Setelah proses cetak selesai, dokumen tinggal disobek atau dibiarkan melipat sendiri secara otomatis, dan siap untuk langsung masuk dalam proses pengarsipan.
5. Biaya Lebih Murah
Berbicara soal arsip dalam logistik berarti bicara soal volume. Menyiapkan gudang arsip memerlukan manajemen biaya yang ketat. Printer dot matrix dan continuous form memiliki biaya operasional per lembar yang jauh lebih murah dibandingkan printer inkjet atau laser.
Pita printer dapat bertahan hingga ribuan lembar, dan harga kertas continuous dalam sataun boks jauh lebih ekonomis untuk penggunaan arsip logistik skala besar. Kertas continuous form umumnya juga lebih tipis namun lebih kuat daripada kertas HVS 80 gsm. Hal ini memungkinkan ribuan dokumen disimpan dalam satu boks arsip dengan dimensi yang lebih ringkas.
Supplier Kertas Komputer Rangkap (NCR)
Memilih kertas komputer atau continuous form untuk arsip logistik jangka panjang tidak boleh asal atau sembarangan. Jika salah memilih kualitas kertas bisa menyebabkan printer macet (paper jam) yang bisa menghambat operasional logistik. Kualitas kertas yang buruk tidak hanya merusak citra profesional, tetapi juga bisa merusak print head printer dot matrix.
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan arsip logistik jangka panjang. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply, selain itu juga jenis PRS dan Non PRS. Kertas yang bervariasi ini sangat cocok untuk segala kebutuhan arsip.
Selain itu, official store J-Plus yang berada di Surabaya juga menyediakan continuous form custom yang bisa menyesuaikan dengan berbagai kebutuhan arsip. Mulai dari cetak logo, ukuran kertas custom, dan lain-lainnya. Dapatkan kertas continuous form berkualitas hanya di sini.
