Dalam bisnis yang menuntut efisiensi tinggi, proses administrasi yang lambat sering kali menjadi penghambat utama dalam rantai operasional. Salah satu aspek yang paling krusial namun kerap menghadapi kendala teknis adalah proses cetak faktur dalam volume besar.
Dalam hal ini, kertas continuous form hadir sebagai solusi yang paling relevan bagi perusahaan. Dengan kemampuannya yang dapat bekerja secara sinergis dengan printer dot matrix, proses cetak faktur bisa lebih cepat. Hal ini bisa mempercepat alur kerjas di bagian keuangan dan gudang.
Keunggulan Continuous Form untuk Cetak Faktur
Menggunakan continuous form untuk cetak faktur dapat memberikan keuntungan operasional yang signifikan. Terutama bagi bisnis yang memiliki volume transaksi tinggi dan memerlukan dokumentasi berlapis. Berikut ini keunggulan utama continuous form untuk mencetak faktur.
1. Membuat Salinan Instan
Continuous form menggunakan kertas NCR (No Carbon Required). Saat printer mencetak di lembar paling atas, tekanan dari jarum printer otomatis menyalin tulisan ke lembar di bawahnya. Dengan begitu tidak perlu fotokopi atau mencetak ulang berkali-kali untuk memberikan salinan kepada pelanggan, gudang, dan akunting.
2. Solusi Lebih Cepat
Kertas continuous form merupakan kertas bersambung dengan lubang penarik di sisi kanan dan kirinya. Ini memungkinkan untuk cetak faktur secara non-stop. Anda tidak perlu lagi memasukkan kertas satu per satu secara manual.
Printer akan terus menarik kertas hingga ratusan faktur selesai dicetak. Kertas continuous form memiliki presisi tinggi sehingga risiko kertas miring atau tersangkut (paper jam) jauh lebih rendah dibandingkan kertas HVS.
3. Biaya Operasional Lebih Murah
Penggunaan continuous form biasanya menggunakan printer dot matrix. Kertas ini tidak memerlukan tinta untuk proses mencetaknya. Pita (ribbon) printer dot matrix memiliki harga yang sangat terjangkau dan mampu mencetak ribuan lembar.
Printer dot matrix umumnya mengonsumsi daya listrik yang lebih kecil dibandingkan printer laser atau inkjet berkala besar. Selain itu, harga per lembar kertas continuous form juga jauh lebih murah dibandingkan kertas HVS biasa.
4. Keamanan Dokumen
Faktur yang dicetak menggunakan kertas continuous form memiliki karakteristik unik yang sulit untuk dimanipulasi. Bekas tekanan jarum pada kertas rangkap menjadi bukti fisik bahwa dokumen tersebut dicetak secara sah dari sistem. Kertas ini dilengkapi garis putus-putus yang memudahkan penyobekan antar faktur.
5. Cocok untuk Arsip Jangka Panjang
Teks hasil cetakan printer dot matrix pada kertas NCR cenderung lebih tahan lama dan tidak mudah luntur oleh air atau paparan cahaya matahari dibandingkan dengan tinta pada printer inkjet. Hal ini sangat krusial untuk penyimpanan arsip pajak atau audit keungan yang biasanya memakan waktu bertahun-tahun.
Tips Memilih Continuous Form untuk Cetak Faktur
1. Memahami Jenis Kertas
Langkah pertama dalam memilih adalah menyesuaikan kebutuhan, apakah dokumen anda memerlukan salinan atau tidak. Continuous form biasanya terdiri dari berbagai lapisan mulai dari 1 ply hingga 6 ply. Sesuaikan jumlah rangkap kertas dengan kebutuhan bisnis apakah membutuhkan salinan banyak atau hanya dua atau tiga salinan.
2. Perhatikan Ketebalan Kertas
Ketebalan kertas ini diukur dalam gram per meter persegi (gsm). Umumnya continuous form memiliki ketebalan berkisar antara 50 gsm hingga 55 gsm. Apabila kertas terlalu tipis memiliki risiko kertas sobek saat ditarik oleh printer dot matrix sangat tinggi. Namun jika kertas terlalu tebal, printer juga akan kesulitan menarik tumpukan kertas atau jarum printer tidak mampu menembus lapisan NCR dengan tajam hingga ke lembar paling bawah.
3. Presisi Lubang Pinggir
Lubang-lubang yang ada di sisi kanan dan kiri kertas ini bukan sekadar hiasan. Ia bertugas untuk menjaga kertas tetap pada jalurnya saat proses cetak cepat. Sebelum membeli pastikan untuk mengecek kesimetrisannya. Pastikan lubang di sisi kanan sejajar sempurna dengan sisi kanan. Apabila lubang tidak presisi bisa menyebabkan kertas miring (jamming) yang berujung pada kerusakan ribbon (pita) atau bahkan patahnya jarum printer.
4. Kualitas Perforasi
Preforasi merupakan garis putus-putus yang memudahkan Anda merobek kertas baik antar halaman maupun bagian pinggir (lubang tractor). Sebelum membeli pastikan kertas CF itu memiliki teknologi micro-perforation. Jenis ini memudahkan kertas disobek dengan sangat rapi sehingga pinggiran dokumen terlihat profesional seperti kertas potong biasa.
5. Ukuran Sesuai Standar
Kertas continuous form harus memiliki ukuran standar yaitu 9,5 x 11 mm untuk ukuran kertas full. Ukuran ini juga bisa dibagi menjadi dua menjadi ukuran PRS (9,5 X 11/2 mm). Selain itu, pastikan perangkat lunak (software) akuntansi atau ERP Anda sudah dikonfigurasi sesuai dengan ukuran kertas yang Anda beli untuk menghindari teks yang terpotong.
Rekomendasi Continuous Form Terbaik
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan cetak faktur. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply, selain itu juga jenis PRS dan Non PRS. Kertas yang bervariasi ini sangat cocok untuk kebtuhan faktur.
Selain itu, official store J-Plus yang berada di Surabaya juga menyediakan continuous form custom yang bisa menyesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis. Mulai dari cetak logo, ukuran kertas custom, dan lain-lainnya. Dapatkan kertas continuous form berkualitas hanya di official store kami.
