Bagi operasional sebuah perusahaan, mulai dari skala kecil hingga korporasi besar, keberadaan dokumen fisik tetap memegang peranan krusial. Dokumen fisik menjadi bukti legalitas yang sah, memudahkan pengarsipan, serta dapat mempercepat alur kerja antar divisi. Namun, masih banyak pelaku bisnis yang kurang memperhatikan jenis media cetak untuk mencetak dokumen penting.
Media cetak yang salah akan menyebabkan berbagai masalah untuk kelancaran operasional bisnis. Seperti biaya yang membengkak, produktivitas terhambat, hingga dokumen arsip yang cepat pudar dan rusak. Memilih media cetak untuk kebutuhan kantor bukan sekadar membeli yang termurah.
Artikel ini akan memberikan ulasan mengenai berbagai strategi dan tips untuk memilih media cetak yang tepat untuk kebutuhan operasional bisnis Anda. Dengan menerapkan strategi yang tepat, aktivitas administrasi akan berjalan efektif tanpa menguras anggaran perusahaan.
Tips Memilih Media Cetak untuk Bisnis
Membeli media cetak untuk kelancaran operasional bisnis tidak boleh sembarang jika tidak ingin biayanya membengkak. Ikuti panduan ini sebelum memutuskan untuk membeli media cetak untuk kebutuhan perusahaan Anda.
1. Sesuaikan dengan Volume Cetak Harian
Kebutuhan kantor yang hanya mencetak 10 lembar surat per hari tentu akan sangat berbeda dengan operasional logistik yang harus menerbitkan ratusan surat jalan setiap beberapa jam. Jika volume cetak bisnis Anda masuk dalam kategori tinggi, pilih media cetak yang memang dirancang untuk kerja cepat.
Kertas yang cocok untuk mencetak berbagai dokumen dengan volume cetak yang tinggi adalah kertas continuous form. Kertas ini memungkinkan untuk keperluan mencetak cepat dengan volume tinggi tanpa perlu sering melakukan pengisian ulang kertas. Jenis kertas ini juga mampu membuat salinan secara instan tanpa perlu fotokopi lagi.
2. Fungsi Dokumen
Kesalahan yang paling sering terjadi saat memilih media cetak untuk bisnis yaitu menyamakan perlakuan terhadap semua jenis berkas. Dokumen untuk kebutuhan eksternal seperti proposal kerja sama membutuhkan kertas yang tebal dan memberikan kesan profesional. Jenis dokumen ini bisa menggunakan kertas HVS yang memiliki gramasi tinggi.
Sebaliknya dokumen internal bisa menggunakan kertas yang tidak terlalu tebal untuk menghemat biaya operasional. Untuk dokumen bukti transaksi seperti invoice, faktur penjualan, atau bahkan surat jalan bisa menggunakan jenis kerta komputer atau kertas continuous form. Jenis kertas ini akan sangat mendukung kecepatan dan kelancaran proses administrasi.
3. Ketahanan Dokumen
Sebelum mulai membeli media cetak untuk bisnis, pertimbangkan masa simpan dokumen tersebut. Dokumen penting yang memerlukan masa penyimpanan lama harus menggunakan kertas yang bisa untuk arsip jangka panjang. Misalnya menggunakan kertas continuous form berkualitas tinggi untuk kebutuhan arsip jangka panjang hingga 10 tahun lebih.
Kertas continuous form yang dicetak menggunakan printer dot matrix memiliki hasil cetakan yang sangat tajam dan tidak akan mudah pudar dalam waktu lama. Namun, jika dokumen tersebut tidak memerlukan waktu penyimpanan yang lama bisa menggunakan kertas HVS biasa dengan printer inkjet atau laser.
4. Hitung Biaya Per Lembar
Jangan hanya terkecoh dengan harga murah di awal. Media cetak yang murah terkadang bisa menyebabkan printer rusak atau membutuhkan tinta atau toner yang mahal. Hal ini justru akan membuat total biaya operasional sangat tinggi. Hitunglah biaya kertas secara keseluruhan, termasuk konsumsi daya listrik printer dan harga bahan habis pakai.
5. Kecepatan Proses Pencetakan
Jangan menggunakan media cetak yang membuat tim administrasi atau bagian gudang menunggu dokumen tercetak terlalu lama. Misalnya karena proses penarikan kertas yang lambat akan menciptakan kemacetan kerja dan menghambat produktivitas karyawan. Pilih kombinasi printer dan media cetak yang bisa bekerja secara cepat dengan hasil cetakan yang sempurna.
Media Cetak untuk Bisnis Volume Tinggi
Bagi perusahaan yang memiliki volume pencetakan tinggi membutuhkan media cetak yang berkualitas untuk mendukung kecepatan administrasi mereka. Seperti yang bergerak di bidang manufaktur, distribusi, retail grosir, ekspedisi, hingga perbankan. Kertas continuous form akan sangat cocok untuk mendukung operasional mereka.
Jika memaksakan menggunakan kertas HVS dan printer inkjet atau laser biasa untuk mencetak ratusan invoice atau surat jalan setiap hari, akan menghadapi pemborosan. Penggunaan kertas continuous form akan lebih efisien dari segi biaya hingga kecepatan. Dengan lapsian NVR kertas ini mampu membuat salinan secara instans.
Saat printer mengetuk lapisan pertama, tulisan tersebut akan langsung tembus dan tersalin dengan jelas ke lapisan-lapisan di bawahnya tanpa perlu lagi menyelipkan kertas karbon manual. Karena bentuknya yang menyambung maka tidak perlu memasukkan kertas lembar demi lembar ke dalam tray. Anda tinggal meletakkan satu boks kertas, memasang ujungnya pada printer, dan menekan tombol print.
Rekomendasi Kertas Continuous Form Berkualitas
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan media cetak bisnis Anda. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply, selain itu juga jenis PRS dan Non PRS. Kertas yang bervariasi ini sangat cocok untuk berbagai kebutuhan administrasi perusahaan.
Selain itu, official store J-Plus yang berada di Surabaya juga menyediakan continuous form custom yang bisa menyesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis. Mulai dari cetak logo, ukuran kertas custom, dan lain-lainnya. Dapatkan kertas continuous form berkualitas hanya di official store. Hubungi tim kami untuk mendapatkan penawaran khusus!
