Bagi pemilik usaha atau staf administrasi pemula, menyusun dokumen faktur pembelian sering kali membingungkan karena formatnya yang bervariasi. Banyak dari mereka yang mencoba mencari referensi contoh faktur pembelian, namun jarang ada yang sesuai dengan standar perusahaan.
Tidak jarang juga terjadi kekeliruan dalam membedakan antara faktur dengan nota toko atau kuitansi biasa. Sehingga dokumen yang dibuat kurang mematuhi standar akuntansi yang baik. Padahal faktur pembelian memiliki peranan yang sangat penting untuk menjaga arus kas perusahaan agar tetap sehat dan terdokumentasi dengan baik.
Artikel ini hadir untuk memberikan solusi praktis bagi kebutuhan operasional bisnis Anda. Dalam ini akan membahas lebih mendalam mulai dari pengertian dasar, fungsi utama, hingga komponen-komponen wajib yang harus tercantum di dalamnya. Selain itu juga berbagai contoh faktur pembelian untuk berbagai jenis lini usaha.
Baca juga artikel Berbagai Alasan Pentingnya Pembuatan Invoice untuk Bisnis.
Apa itu Faktur Pembelian?
Faktur pembelian atau purchase invoice adalah bukti transaksi yang diterima oleh pembeli dari penjual saat mereka membeli barang atau jasa. Dokumen ini untuk menunjukkan barang atau jasa yang sudah pembeli terima dan wajib tercatat dalam pembukuan keuangan.
Hampir mirip dengan faktur pembelian, bedanya hanya dari sisi pencatatannya saja. Faktur pembelian dibuat oleh penjual dan pembeli mengenalnya sebagai invoice pembelian. Saat barang sampai di tangan pembeli, dokumen ini menjadi invoice pembelian barang. Faktur pembelian sangat penting untuk memastikan setiap transaksi tercatat rapi dan sah menurut aturan yang berlaku.
Contoh Faktur Pembelian Berbagai Jenis Usaha
Setiap lini bisnis memiliki karakteristik transaksi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, format dan detail informasi dalam faktur pembelian juga akan menyesuaikan dengan jenis barang atau jasa yang ditransaksikan. Berikut adalah beberapa contoh faktur pembelian yang sering digunakan dalam operasional bisnis sehari-hari:
1. Contoh Faktur Pembelian ATK
Faktur pembelian Alat Tulis Kantor (ATK) biasanya digunakan untuk mencetak pengadaan kebutuhan operasional internal perusahaan. Karakteristiknya adalah memiliki variasi item yang banyak dengan kuantitas yang beragam.
2. Faktur Pembelian Barang Elektronik
Faktur untuk barang elektronik umumnya lebih ketat karena melibatkan nominal yang besar. Komponen penting yang wajib ada di dalamnya meliputi detail tipe/seri barang dan informasi masa garansi produk.
3. Contoh Faktur Pembelian Pakaian
Bagi pelaku bisnis retail, konveksi, atau grosir fashion, faktur pembelian pakaian harus mencantumkan detail varian seperti ukuran (size), warna, atau kode SKU guna mempermudah bagian gudang dalam melakukan stock opname.
4. Faktur Pembelian Furniture Kantor
Pembelian aset tetap (fixed asset) seperti furniture kantor biasanya menyertakan biaya pengiriman atau biaya instalasi pemasangan di dalam rincian faktur pembelanjaannya.
5. Contoh Faktur Pembelian Jasa
Berbeda dengan produk fisik, faktur pembelian jasa tidak memiliki kolom kuantitas barang ataupun nomor gudang. Isinya berfokus pada deskripsi layanan yang diberikan, durasi proyek, atau sistem termin pembayaran.
Cara Mudah Membuat Faktur Pembelian
Membuat faktur penjual memang terlihat sepele, namun harus memperhatikan detail-detail kecil agar dokumen terlihat lebih profesional. Berikut ini cara mudah membuat faktur pembelian.
1. Tambahkan Judul
Cara pertama membuat faktur pembelian seperti yang ada pada contoh adalah mencantumkan judul. Judul ini sebagai penanda untuk membedakan dokumen satu dengan yang lainnya. Supaya ketika orang melihat judul saja langsung tau isi dokumen.
3. Cantumkan Tanggal dan Nomor Invoice
Setelah membuat judul, langkah selanjutnya membuat faktur pembelian adalah mencantumkan tanggal dan nomor invoice. Tanggal dalam invoice pembelian memiliki peran yang cukup penting, yaitu sebagai bukti pembelian jika terdapat komplain, pemisahan periode pelaporan dan penghitungan periode kredit.
Cantumkan juga nomor invoice pembelian. Nomor ini bisa untuk sarana komunikasi antara penjual dan pembeli. Misalnya, ada keluhan mengenai barang yang dibeli, kemudian mengajukan retur. Cara lebih mudah mencari suatu nota dari banyak nota yang ada adalah mengecek nomor invoice.
3. Identitas Pembeli dan Penjual
Langkah selanjutnya adalah menuliskan data mengenai pembeli dan penjual secara detail. Mulai dari nama perusahaan, alamat, kota, nomor telepon hingga NPWP untuk keperluan PPN. Cantumkan dari sisi pembeli dan penjual.
4. Daftar Harga yang Dibeli
Bagian terpenting dalam faktur pembelian adalah mencantumkan detail barang yang dibeli. Mulai dari kode barang, nama, jenis, spesifikasi, harga per item, hingga subtotal, total sebelum pajak dan total setelah pajak beserta besaran pajak.
Hal ini dilakukan sebagai upaya transparansi harga untuk meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan pelanggan. Selain itu, jika ada kesalahan penghitungan, kurang atau lebih bayar bisa berdasarkan bukti dokumen ini.
5. Tulis Syarat dan Cara Pembayaran
Syarat dan dan cara pembayaran harus tertulis dengan jelas, misalnya secara tunai atau lewat transfer bank. Jangan lupa juga untuk mencantumkan nomor rekening penjual . Sertakan juga kapan pembayaran harus terselesaikan, misalnya 30 hari agar pembeli tahu batas waktunya.
6. Lampirkan Tanda Tangan dan Stempel
Agar faktur pembelian terlihat lebih profesional, sebaiknya lampiran tanda tanda dan stempel. Ini juga berfungsi untuk memberikan rasa kepercayaan yang tinggi antara penjual dan pembeli.
