Penggunaan kertas continuous form banyak ditemukan di kantor, gudang, perusahaan distribusi, hingga industri yang masih menggunakan printer dot matrix untuk mencetak invoice, faktur, surat jalan, dan dokumen administrasi lainnya.
Namun, salah satu kendala yang sering terjadi adalah ukuran kertas tidak sesuai dengan pengaturan printer. Akibatnya, hasil cetak bisa bergeser, terpotong, tidak presisi, atau printer berhenti sebelum seluruh dokumen selesai dicetak.
Agar proses pencetakan berjalan lancar, ukuran kertas Continuous Form perlu diatur sesuai dengan ukuran fisik kertas yang digunakan. Berikut panduan lengkapnya.
1. Ukur Kertas Continuous Form Terlebih Dahulu
Sebelum melakukan pengaturan, pastikan Anda mengetahui ukuran kertas yang digunakan. Perhatikan panjang dan lebar satu halaman atau satu bagian dokumen, bukan hanya ukuran keseluruhan tumpukan kertas.
Misalnya, Continuous Form memiliki ukuran:
- 9,5 × 11 inci
- 9,5 × 11 inci dengan beberapa ply
- Continuous form bagi 4
- Ukuran custom sesuai kebutuhan perusahaan
Pastikan pengukuran dilakukan dengan tepat agar ukuran yang dimasukkan ke sistem sesuai dengan kertas sebenarnya.
2. Buka Pengaturan Printer di Windows
Jika menggunakan komputer Windows, Anda dapat membuat ukuran kertas khusus melalui printer. Langkanya yaitu buka control panel lalu pilih devices and printers kemudian print server properties.
Setelah masuk ke print server properties, cari bagian untuk membuat atau mengatur form atau ukuran kertas. Nama menu dapat sedikit berbeda tergantung versi Windows dan driver printer yang digunakan.
3. Buat Ukuran Kertas Custom
Setelah masuk ke pengaturan form, buat ukuran kertas baru sesuai dengan continuous form yang digunakan. Misalnya Anda menggunakan continuous form dengan ukuran:
Lebar: 9,5 inci
Panjang: 11 inci
Beri nama yang mudah dikenali, misalnya “CF 9.5 x 11”. Jika menggunakan continuous form dengan ukuran berbeda, masukkan ukuran sesuai hasil pengukuran.
Pastikan satuan yang digunakan juga benar. Jangan sampai ukuran dalam inci dimasukkan sebagai sentimeter karena akan menghasilkan ukuran yang jauh berbeda.
4. Simpan Ukuran Kertas
Setelah lebar dan panjang diisi, simpan ukuran kertas tersebut. Ukuran custom yang telah dibuat nantinya dapat dipilih pada pengaturan printer maupun aplikasi yang digunakan untuk mencetak.
Sebaiknya gunakan nama yang jelas agar tidak tertukar dengan ukuran kertas lain. Contohnya: CF 9.5 x 11, CF Invoice, CF Bagi 4, CF 1 Ply, atau CF 3 Ply. Penamaan yang jelas akan memudahkan operator ketika melakukan pencetakan.
5. Atur Paper Size pada Printer
Setelah ukuran custom dibuat, buka printer preferences atau printing preferences pada printer yang digunakan. Pilih ukuran kertas custom yang sudah dibuat sebelumnya.
Pastikan ukuran pada printer sama dengan ukuran yang digunakan pada dokumen. Jika aplikasi menggunakan ukuran 9,5 × 11 inci, printer juga harus menggunakan ukuran yang sama.
6. Sesuaikan Pengaturan pada Aplikasi
Selain pengaturan printer, ukuran kertas juga perlu disesuaikan pada aplikasi yang digunakan. Jika mencetak dari Microsoft Word, Excel, atau software invoice, buka pengaturan Page Setup atau Page Layout, kemudian pilih ukuran kertas yang sesuai.
Jangan hanya mengandalkan pengaturan printer. Jika ukuran pada aplikasi berbeda dengan ukuran printer, hasil cetak tetap berpotensi tidak sesuai.
7. Periksa Margin Dokumen
Setelah ukuran kertas sesuai, periksa bagian margin. Margin yang terlalu besar dapat menyebabkan informasi pada invoice atau surat jalan keluar dari area cetak.
Untuk continuous form, sesuaikan margin dengan area cetak yang dapat dijangkau oleh printer dot matrix. Jika dokumen masih bergeser, lakukan penyesuaian margin secara bertahap hingga posisi cetak sesuai.
8. Lakukan Test Print
Sebelum mencetak dokumen dalam jumlah banyak, selalu lakukan test print terlebih dahulu. Periksa beberapa bagian berikut:
- Posisi logo.
- Nomor invoice.
- Nama pelanggan.
- Tanggal.
- Detail barang.
- Total transaksi.
- Posisi tanda tangan.
- Jarak dengan perforasi atau batas halaman.
Jika posisi sudah tepat, barulah lakukan pencetakan dalam jumlah banyak.
Cara Mengatur Continuous Form Bagi 4
Continuous form bagi 4 sering digunakan untuk kebutuhan dokumen yang dibagi menjadi beberapa bagian dalam satu lembar. Misalnya ukuran keseluruhan kertas adalah 9,5 × 11 inci, tetapi setiap bagian memiliki ukuran yang lebih kecil.
Dalam kondisi seperti ini, pastikan software atau printer mengetahui ukuran satu bagian dokumen, bukan hanya ukuran kertas secara keseluruhan. Pengaturan page length yang tidak tepat dapat menyebabkan printer menarik kertas terlalu panjang atau terlalu pendek.
Pilih Continuous Form Berkualitas dari J-Plus
Selain pengaturan printer, kualitas kertas juga berpengaruh terhadap kelancaran proses pencetakan. J-Plus menyediakan continuous form berkualitas untuk berbagai kebutuhan administrasi perusahaan.
Continuous form J-Plus tersedia dalam berbagai pilihan ply, mulai dari 1 ply hingga 6 ply, sehingga dapat disesuaikan dengan jumlah salinan dokumen yang dibutuhkan. Produk Continuous form dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti invoice, faktur, surat jalan, delivery order, purchase order, nota, form administrasi, dokumen gudang dan laporan perusahaan.
Dengan pilihan yang lengkap, J-Plus siap membantu memenuhi kebutuhan Continuous Form untuk berbagai jenis bisnis. Gunakan Continuous Form J-Plus dan pastikan pengaturan ukuran kertas sesuai agar proses pencetakan dokumen bisnis berjalan lebih rapi, efisien, dan optimal.
Hubungi kami untuk pemesanan dan informasi lebih lanjut:
Kontak
WhatsApp: +62 821-3955-7711
Email: jpluspaper6@gmail.com
Marketplace
Shopee: J-Plus Paper
Tokopedia: J-Plus Paper_NEW
Sosial Media
Instagram: @jplus.paper
TikTok: @jpluspaper
Facebook: @J-Plus
