Pernahkah kamu melihat kertas rangkap warna-warni dengan tulisan agak buram? Pasti kamu bertanya-tanya kenapa tulisan di kertas itu buram padahal ada printer dengan tinta yang lebih tajam dan bagus. Hal ini bisa terjadi karena menggunakan kertas continuous form.
Kertas continuous form (CF) umumnya untuk mencetak dokumen yang secara otomatis bisa membuat salinan tanpa harus fotokopi seperti faktur, slip gaji, laporan keuangan, dan sebagainya. Dalam hal ini, ukuran continuous form menjadi faktor penting yang menentukan efisiensi percetakan dokumen.
Sebelum mencetak dokumen atau laporan ada baiknya untuk memahami ukuran kertas continuous form terlebih dahulu. Ini akan sangat membantu dalam proses pencetakan untuk menghindari pemborosan kertas serta memastikan informasi tertulis dengan rapi.
Ukuran Kertas Continous Form
Dalam bisnis dan perkantoran yang masih mengandalkan percetakan dokumen fisik, pemilihan jenis kertas continuous form sangat penting untuk efisiensi operasional. Secara umum kertas memiliki tiga jenis ukuran, yaitu:
Continuous Form PRS
Kertas Continuous Form PRS memiliki ukuran 9,5 x 11/2 inci atau separuh dari kertas A4 atau ukuran A5. Kertas ini sangat ideal untuk mencetak slip transaksi yang ringkas. Dalam mencetak faktur dan slip pengiriman barang biasanya menggunakan kertas jenis ini. Ukuran PRS sangat ideal untuk dokumen yang tidak memerlukan kertas yang luas.
Continuous Form Non PRS
Kertas continuous form non PRS memiliki ukuran A4 (9,5 x 11 inci) atau biasanya disebut kertas full. Ukuran ini menjadi pilihan utama untuk berbagai kebutuhan percetakan dokumen di perkantoran.
Continuous form non PRS mendukung pembuatan laporan akuntansi, laporan keuangan, dokumen administratif rutin, atau dokumen resmi yang membutuhkan ruang tulis luas.
Continuous Form Wartel
Kertas continuous form wartel mengusung ukuran paling kecil, yakni sekitar A6 atau seperempat dari ukuran A4. Jenis kertas ini sering untuk memenuhi kebutuhan cetak struk belanja kecil atau dokumen singkat dengan informasi terbatas.
Salah satu keunggulan kertas continuous wartel untuk mendukung operasional bisnis yang memerlukan kecepatan dan efisiensi dalam mencetak dokumen kecil. Karena memiliki ukuran kecil, kertas ini cocok untuk mesin printer dot matrix berkecepatan tinggi dalam volume tinggi.
Berdasarkan Jumlah Ply
Selain ketiga ukuran yang sudah dijelaskan di atas, kertas continuous form juga dibedakan berdasarkan ply (lapisan). Kertas ini memiliki jenis ply yang beragam mulai dari 1 ply hingga 6 ply yang masing-masing memiliki kegunaan yang berbeda.
Setiap lembar kertas ini memiliki warna yang berbeda seperti putih, pink, kuning, hijau, biru. Dengan jumlah rangkap yang berbeda itu tentunya juga memiliki fungsi dan kegunaan masing-masing.
Continuous Form 1 Ply
Ini adalah kertas continuous form yang paling sederhana karena hanya terdiri dari satu lembar tanpa salinan. Biasanya digunakan untuk dokumen yang hanya butuh satu salinan tanpa arsip fisik tambahan.
Continuous form 1 ply umumnya untuk membuat laporan internal kantor yang panjang, atau struk pembayaran sederhana yang data elektroniknya sudah tersimpan di database.
Continuous Form 2 Ply
kertas CF jenis ini merupakan kertas dua lapis yang terdiri dari lembar putih (lembar asli) dan satu lembar salinan bisa berwarna merah muda atau kuning.
Banyak perusahaan menggunakan kertas ini untuk mencetak faktur penjualan (invoice), kuitansi pembayaran, dan surat jalan pengiriman barang jarak dekat. Sistemnya menetapkan lembar pertama sebagai bukti bagi pelanggan dan salinannya sebagai arsip internal.
Continuous Form 3 Ply
Kertas continuous form 3 ply sangat cocok untuk proses bisnis yang membutuhkan tiga salinan dokumen seperti bidang logistik. Lembar pertama bisa untuk pembeli, lembar kedua pengirim, dan lembar ketiga untuk arsip gudang erdiri dari warna putih yang asli, merah muda dan kuning untuk lembar salinan.
Continuous Form 4 Ply
Continuous form 4 Ply terdiri dari empat lembar kertas yaitu lembar asli dan tiga lembar salinan. Lembar asli berwarna putih, dan salinan biasanya merah muda, kuning dan hijau.
Birokrasi perusahaan banyak menggunakan kertas CF 4 ply untuk kebutuhan yang lebih kompleks dan melibatkan banyak divisi. Seperti laporan transaksi di perbankan dan surat jalan pengiriman.
Continuous Form 5 Ply
Kertas continuous form 5 ply umumnya untuk mendukung proses operasional yang sangat mendetail dan butuh banyak salinan. Terdiri dari lima lembar yaitu satu asli dan empat lembar salinan.
Dokumen ekspor-impor yang melibatkan bea cukai, pelabuhan, ekspedisi, dan internal perusahaan biasnaya menggunakan kertas CF jenis ini. Selain itu juga untuk formulir pendaftaran di instansi pemerintah yang membutuhkan banyak salinan untuk arsip wilayah.
Continuous Form 6 Ply
Kertas jenis ini yang paling banyak memiliki lembar salinan. Biasanya digunakan untuk mencetak dokumen bisnis yang membutuhkan banyak salinan sekaligus agar dapat mendistribusikan data ke seluruh rantai distribusi dalam satu kali cetak.
Contintunous form 6 ply bisa dipakai dalam sistem distribusi logistik besar, dokumen kontrak atau administrasi rumah sakit (apotek, rekam medis, kasir, asuransi, dan pasien).
