Amplop termasuk perlengkapan yang biasa diandalkan untuk mengirim dokumen. Ia memiliki banyak jenis dan ukuran, salah satu jenisnya yang paling banyak dipakai untuk kepentingan resmi adalah amplop jendela.
Amplop jendela (window envelope) umumnya untuk mengirim dokumen resmi seperti tagihan, faktur, atau cek. Tipe ini paling krusial untuk menjaga efisiensi administrasi. Berbeda dengan amplop polos biasa, dia memiliki lubang transparan yang ditutup plastik tipis di bagian depan. Amplop ini umumnya menggunakan ukuran standar 90 (110 x 230 mm)
Inovasi sederhana dari amplop jendela ini sangat revolusioner bagi departemen keuangan dan operasional karena pengirim tidak perlu lagi menulis atau mencetak alamat pada permukaannya secara manual.
Cukup melipat surat menjadi tiga bagian dengan meletakkan alamat di bagian depan, alamat akan terlihat melalui jendela. Ini sangat memudahkan dalam pengiriman karena alamat sudah terlihat dengan jelas sehingga pengirim tidak perlu melihat catatan atau membuka amplop.
Mengapa Harus Menggunakan Amplop Jendela
Jenis ini sangat menguntungkan dalam penggunaannya. Berikut beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan kenapa harus menggunakan tipe amplop ini.
- Efisiensi Waktu & Biaya
Amplop ini bisa mengurangi proses distribusi yaitu tidak perlu lagi mencetak atau menulis alamat di bagian depan amplop. Hal ini karena alamat sudah otomatis akan terlihat dari jendelanya.
- Akurasi Data
Amplop ini juga memastikan surat tidak salah alamat. Alamat yang terlihat di jendela adalah alamat yang tertera di dokumen utama, sehingga risiko surat tertukar akibat kesalahan penempelan label hampir tidak ada.
- Kesan Profesional
Surat tagihan (invoice), laporan bank, atau surat resmi pemerintah hampir selalu menggunakan tipe ini karena memberikan kesan rapi, terorganisir dan berstandar industri.
Jenis-Jenis Amplop Jendela
Amplop ini hadir dalam beberapa variasi yang disesuaikan dengan kebutuhan dokumen dan standar mesin sortir kantor pos. Berikut ini beberapa jenis amplop jendela.
- Amplop Jendela No. 90
Amplop putih ukuran kabinet ini menjadi yang paling populer digunakan di kantor-kantor di Indonesia. Tipe ini memiliki ukuran 110 x 230 mm yang cocok untuk kertas ukuran A4 atau F4 yang dilipat menjadi tiga bagian. Biasanya banyak digunakan untuk mengirim invoice, slip gaji, dan surat pemberitahuan resmi.
- Amplop Jendela Kiri dan Jendela Kanan
Letak jendela transparan juga sangat menentukan format surat yang Anda buat. Sebelum membeli amplop ada baiknya untuk memahami format suratnya terlebih dahulu. Jendela kiri merupakan standar yang paling banyak digunakan di Indonesia dan Internasional. Alamat penerima harus dicetak di sisi kiri agar pas dengan format amplop.
Sementara untuk jendela kanan banyak digunakan untuk dokumen-dokumen khusus atau desain custom tertentu yang mengikuti format korespondensi dari negara-negara tertentu.
- Amplop Jendela Ukuran Besar
Amplop ukuran besar biasanya ukuran C5 (162 x 229 mm) untuk dokumen A4 yang hanya dilipat dua. Tipe ini sering digunakan untuk laporan keuangan bulanan. Selain itu juga ukuran C4 (229 x 324 mm) untuk dokumen A4 yang tidak boleh dilipat sama sekali seperti kontrak kerja atau sertifikat.
- Amplop Jendela Coklat
Meskipun amplop ini identik dengan warna putih, ternyata ada juga yang varian kertas coklat (kraft). Kelebihan tipe ini yaitu lebih tebal dan memberikan kesan industrial atau resmi untuk dokumen-dokumen yang bersifat teknis seperti hasil rontgen atau dokumen legal.
Harga Amplop Jendela J-Plus
Amplop jendela merk J-Plus saat ini tersedia dalam varian no.90 (110 x 230 mm). Amplop ini memiliki dua jenis yaitu dengan jendela kanan dan kiri. Keduanya pun ditawarkan dengan harga yang cukup murah dibanding merk lain.
Amplop jendela J-Plus memiliki kualitas premium dengan ketebalan kertas 80 gsm. Amplop J-Plus memiliki peel and seal dan smart protection cut. Sehingga memastikan isi di dalamnya terlindungi dengan baik.
Harga amplop ini hanya dibanderol Rp30.000,00 per pack yang berisi 100 pcs. Harga yang relatif murah ini bisa Anda dapatkan di official store J-Plus. Pembelian dalam jumlah banyak juga bisa memungkinkan harga yang lebih murah.
Tips Sebelum Membeli
- Ketebalan Kertas
Untuk amplop window, ketebalan standar yang disarankan adalah menggunakan 80 gsm. Kertas yang terlalu tipis berisiko robek saat proses penyegelan dan jendelanya mudah terlepas.
- Kualitas Perekat
Pastikan memilih amplop yang sudah memiliki peel and seal (lem yang tinggal dikelupas). Jenis ini jauh lebih bersih dan cepat dibandingkan lem basah yang harus dibasahi air terlebih dahulu.
- Transparansi Jendela
Sebelum membeli, Anda juga perlu mengecek apakah plastik jendela jernih dan tidak buram. Plastik yang buram akan menyulitkan kurir atau mesin sortir dalam membaca alamat.
Kesimpulan
Amplop bukan sekadar pembungkus kertas melainkan alat bantu produktivitasnya yang signifikan bagi departemen administrasi. Jenis amplop yang tepat seperti No.90 untuk korespondensi harian atau C4 untuk dokumen penting. Dengan tipe amplop ini dapat meningkatkan citra profesional perusahaan sekaligus menghemat biaya operasional jangka panjang.
