Memiliki stok amplop putih dalam jumlah besar merupakan langkah yang cerdas untuk efisiensi operasional kantor. Banyak orang khawatir jika menyimpan amplop terlalu lama, kualitasnya akan menurun. Ini karena mereka belum mengetahui cara menyimpan stok amplop putih yang tepat.
Dalam artikel ini akan memberikan panduan bagaimana cara menyimpan stok amplop dalam waktu yang lama namun kualitasnya tetap bagus dan tidak menguning. Warna amplop yang menguning bisa membuat kesan profesional menurun ketika amplop sampai ke klien atau kolega.
Mengapa Amplop Bisa Menguning?
Sebelum memasuki pembahasan cara menyimpan stok amplop, kita perlu memahami terlebih dahulu mengapa amplop bisa menguning. Amplop putih pada dasarnya terbuat dari kertas yang mengandung lignin, senyawa alami dari kayu yang cenderung teroksidasi saat terpapar cahaya matahari.
Proses oksisdasi tersebut dapat mengubah warna putih amplop menjadi kuning atau bahkan kecokelatan. Selain itu, kelembapan udara yang tinggi juga menjadi pemicu utama pertumbuhan jamur sehingga meninggalkan noda bintik-bintik.
Cara Menyimpan Stok Amplop yang Tepat
1. Hindari Paparan Cahaya
Cahaya, terutama sinar matahari merupakan musuh utama kertas. Paparan sinar matahari yang berlebihan dapat merusak struktur serat kertas dan zat pemutih pada amplop. Oleh karena itu, jangan pernah meletakkan rak penyimpanan amplop di tempat yang terkena sinar matahari.
Cara menyimpan stok amplop putih yang tepat yaitu menggunakan wadah kedap cahaya seperti di dalam laci, lemari, atau kotak karton tebal. Sebaiknya tidak menggunakan wadah plastik transparan untuk penyimpanan. Jika memungkinkan gunakan lampu LED di area penyimpanan karena menghasilkan panas dari radiasi UV yang rendah.
2. Atur Suhu dan Kelembapan Udara
Kertas sangat sensitif terhadap perubahan cuaca. Usahakan area penyimpanan amplop memiliki kelembapan yang pas. Jika terlalu lembap, kertas menjadi lemas dan menguning, namun jika terlalu kering kertas menjadi rapuh. Untuk menjaga kelembapan, masukkan silica gel ke dalam kotak penyimpanan amplop.
Selain itu, pastikan lemari penyimpanan tidak menempel langsung ke dinding yang lembap. Apalagi jika dinding tersebut berbatasan dengan area luar kamar mandi. Sebaiknya berikan jarak sekitar 5-10 cm agar tidak ada sirkulasi udara di belakang lemari.
3. Strategi Pengemasan
Jangan pernah membiarkan amplop terbuka begitu saja di atas meja atau di dalam laci yang sering dibuka-tutup. Biarkan amplop tetap di kemasan aslinya. Kotak tersebut mampu menahan beban dan memberikan perlindungan awal dari debu. Simpan amplop dalam posisi mendatar untuk mencegah kertas melengkung pada bagian ujungnya.
Cara menyimpan stok amplop yang paling efektif yaitu memberikan perlindungan ekstra. Bungkus kembali amplop dengan plastik klip sebelum memasukkannya ke dalam kotak. Ini bisa mencegah udara terkena langsung dengan permukaan kertas.
4. Jaga Kebersihan Area Penyimpanan
Sering kali noda kuning bermula dari sidik jari yang menempel saat kita mengambil stok amplop. Pastikan tangan harus kering dan bersih saat ingin mengambil amplop. Keringat pada tangan dapat mempercepat proses oksidasi pada kertas.
Pastikan juga area penyimpanan bebas dari debu. Debu yang menumpuk di pinggiran amplop akan menyerap kelembapan dan menjadi sarang kuman yang memicu perubahan warna. Bersihkan rak penyimpanan secara rutin denfan kain mikrofiber kering.
5. Terapkan Sistem FIFO
Sistem FIFO (first in, first out) adalah manajemen stok amplop yang paling penting. Jangan pernah mencampur stok lama dengan stok baru tanpa penandaan. Untuk memudahkan, berikan label tanggal pembelian pada setiap kotak.
Dalam penggunaan, prioritaskan menggunakan stok lama terlebih dahulu. Pastikan untuk mengambil amplop dari kotak yang paling lama berada di gudang. Semakin lama kertas disimpan, risiko degradasi warna semakin tinggi, terlepas dari seberapa baik cara penyimpanannya.
6. Pakai Amplop Premium
Kualitas amplop sangat memengaruhi daya tahannya. Saat membeli amplop pastikan menggunakan amplop berkualitas premium. Pilihlah amplop yang terbuat dari kertas dengan pH netral atau basa. Proses menguning pada kertas jenis ini akan jauh lebih lambat daripada kertas biasa.
Selain itu, kertas dengan gramasi lebih tebal juga pilihan yang tepat untuk stok amplop lebih lama. Amplop dengan ketebalan 80-90 gsm biasanya memiliki struktur yang lebih padat dan lebih tahan terhadap pengaruh lingkungan daripada kertas tipis.
Rekomendasi Amplop Premium
Amplop J-Plus merupakan pilihan yang tepat untuk berbagai kebutuhan kantor maupun kebutuhan pribadi. Amplop J-Plus terbuat dari kertas berbahan premium dari serat kertas murni. Sehingga memiliki warna putih bersih untuk tampilan yang lebih profesional.
Amplop J-Plus memiliki berbagai variasi ukuran yang cocok untuk memenuhi segala kebutuhan. Mulai dari amplop uang untuk kondangan, amplop bisnis dengan jendela kanan maupun kiri untuk kebutuhan administrasi kantor, hingga amplop premium dengan ketebalan kertas 90 gsm yang cocok untuk dokumen penting yang bersifat rahasia.
Semua produk amplop J-Plus memiliki sistem perekat instan (peal and seal) yang sangat kuat. Dengan perekat yang kuat amplop tidak mudah terbuka saat proses pengiriman untuk memastikan keamanannya. Dapatkan Amplop J-Plus di official store kami.
