Mencetak menggunakan kertas continuous form atau kertas bersambung sering kali menjadi tantangan tersendiri bagi staf administrasi, keuangan, maupun operasional gudang. Berbeda dengan kertas HVS biasa, print kertas continuous form PRS membutuhkan pengaturan khusus sebelum melakukan pencetakan.
Kertas ini membutuhkan pengaturan khusus pada printer dot matrix agar hasilnya pas pada kolom yang tersedia dan tidak loncat ke halaman berikutnya. Apabila, Anda sering mengalami masalah hasil cetak yang bergeser atau ukuran kertas yang tidak sesuai di windows. Artikel ini akan membahas tuntas cara setting dan print kertas continuous form PRS dengan mudah.
Apa itu Continuous Form PRS?
Dalam dunia percetakan dan perlengkapan kantor, istilah PRS merujuk pada jenis kertas continuous form yang sudah memiliki potongan atau garis sobekan (perforasi) di bagian samping atau tengahnya. Kertas ini memiliki ukuran 9,5 x 11/2 atau separuh dari kertas A4.
Kertas continuous form PRS sangat ideal untuk mencetak slip transaksi yang ringkas. Misalnya faktur penjualan (invoice), slip gaji, surat jalan, dan kuitansi resmi. Kertas ini sangat idela untuk dokumen yang tidak memerlukan kertas yang luas.
Cara Print Kertas Continuous Form PRS
Berikut ini langkah-langkah untuk mencetak kertas continuous form PRS.
1. Atur Ukuran di Komputer
Sebelum melakukan print kertas continuous form, harus membuat ukuran custom terlebih dahulu di komputer. Hal ini karena windows secara otomatis menganggap Anda menggunakan kertas A4 atau letter sehingga perlu pengaturan khusus. Berikut ini cara membuat ukuran kertas custom di windows.
- Buka Control Panel > Devices and Printers.
- Klik satu kali pada ikon printer dot matrix Anda.
- Lihat pada barisan menu di bagian atas, klik Print Server Properties.
- Centang kotak Create a new form.
- Berikan nama form baru, misalnya Continuous Form PRS.
- Atur Units ke cm atau inch sesuai keinginan.
- Masukkan ukuran kertas 9.5 x 5.5 inci untuk ukuran PRS
- Klik Save Form, lalu OK.
2. Mengatur Printer Preferences
Setelah ukuran kertas dibuat, Anda harus mendaftarkannya ke dalam preferensi printer agar dikenali oleh sistem. Berikut ini cara untuk mengatur printer preferences.
- Masih di folder Devices and Printers, klik kanan pada printer Anda dan pilih Printing Preferences.
- Klik tombol Advanced.
- Pada bagian Paper Size, cari nama form yang baru saja Anda buat (Continuous Form PRS).
- Klik OK dan Apply.
3. Setting Kertas pada Aplikasi
Jika Anda mencetak dari Microsoft Excel yang merupakan aplikasi paling umum untuk continuous form ikuti langkah-langkah berikut ini.
- Buka tab Page Layout.
- Klik Size dan pilih ukuran kustom yang Anda buat tadi.
- Atur Margins menjadi sangat kecil (misal: 0.5 cm di semua sisi) karena kertas PRS sudah memiliki batas perforasi.
- Gunakan fitur Print Area untuk memastikan hanya kolom yang diinginkan yang tercetak.
4. Mengatur Printer Dot Matrix
Tak hanya software yang harus dipersiapkan, printer dot matrix juga memerlukan pengaturan khusu untuk mencetak kertas continuous form PRS. Ikuti langkah-langkah berikut untuk melakukan pengaturan khusus di printer dot matrix agar hasil cetakan lebih rapi.
- Gunakan pengait traktir (lubang samping) untuk kertas PRS.
- Atur tuas kertas dan pastikan sudah berada di Continuous Feed dan bukan Single Sheet.
- Pakai tombol Tear Off pada printer agar kertas maju ke posisi sobekan setelah selesai mencetak, dan akan kembali ke posisi awal saat ada perintah cetak baru.
- Atur ketebalan sesuai dengan jumlah rangkap yang dipakai, geser tuas ketebalan sesuai dengan jumlah rangkap kertas.
Keuntungan Menggunakan Kertas PRS
Masih banyak perusahaan yang memilih menggunakan kertas continuous form PRS. Keuntungan utama dari penggunaan kertas PRS ialah efisiensi biaya. Biaya cetak per lembar menggunakan printer dot matrix lebih murah daripada kertas HVS dengan printer laser atau inkjet.
Kertas PRS juga mampu membuat salinan instan untuk berbagai kebutuhan misalnya salinan untuk arsip, gudang, dan pelanggan dalam sekali cetak. Selain itu kertas ini juga menjamin legalitas hukum karena tekanan jarum pada kerja memberikan bukti fisik yang sulit dipalsukan pada dokumen resmi seperti kuitansi.
Rekomendasi Continuous Form PRS Terbaik
Memilih continuous form PRS tidak boleh asal atau sembarangan. Kualitas kertas yang buruk tidak hanya merusak citra profesional, tetapi juga bisa merusak print head printer dot matrix. Continuous form PRS J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk berbagai kebutuhan bisnis. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply.
Selain itu, official store J-Plus yang berada di Surabaya juga menyediakan continuous form custom yang bisa menyesuaikan dengan berbagai kebutuhan administrasi. Mulai dari cetak logo, ukuran kertas custom, dan lain-lainnya. Dapatkan kertas continuous form berkualitas hanya di official store J-Plus.
