Perusahaan sering kali menyepelekan pemilihan media cetak dalam operasional mereka. Padahal, melalui kacamata manajemen biaya, pemilihan antara kertas continuous form atau HVS biasa mampu memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi anggaran dan waktu.
Kedua jenis kertas tersebut memiliki karakteristik yang sangat berbeda, mulai dari teknologi mesin cetak hingga cara mendokumentasikannya. Artikel kali ini akan mengupas tuntas mana yang paling efisien untuk kebutuhan bisnis atau perusahaan antara continuous form dan HVS.
Perbedaan Karakteristik
Sebelum menentukan kertas mana yang lebih efisien, ada baiknya perlu memahami karakteristik dari kertas continuous form dan HVS terlebih dahulu.
- Kertas Continuous Form
Continuous form merupakan jenis kertas yang menyambung tanpa putus dengan lubang-lubang kecil (pinhole) di bagian pinggirnya. Kertas ini dirancang khusus untuk menggunakan printer dot matrix.
Keunggulan utama continuous form terletak pada teknologi NCR (Non Carnon Required) yang memungkinkan tulisan di lembar pertama langsung tembus ke lembar berikutnya tanpa memerlukan kertas karbon tambahan.
Kertas ini untuk pencetakan berkelanjutan menggunakan printer dot matrix sebagai solusi untuk cetakan massal. Cetakan berkelanjutan ini artinya bisa mempercepat proses cetak tanpa perlu mengganti kertas.
Continuous form bisa multi salinan sekaligus yaitu mencetak beberapa salinan dalam sekali cetak tanpa harus fotokopi lagi. Kertas ini cocok untuk faktur, laporan keuangan, dan surat jalan. Namun, jenis ini memerlukan printer khusus dan kurang fleksibel untuk cetakan individual.
- Kertas HVS
Kertas HVS lebih fleksibel karena memiliki kegunaan untuk berbagai kebutuhan cetak dan tulis. Ini juga merupakan standar kertas yang paling umum ditemukan di perkantoran. Berbentuk lembaran lepas (cut sheet).
Kertas HVS mendukung penggunaan pada printer inkjet dan laserjet dengan hasil yang bersih dan tajam. Fleksibilitasnya memudahkan perusahaan dalam menyusun berbagai jenis dokumen penting seperti surat resmi dan proposal bisnis.
Selain mendukung printer inkjet dan laserjet, mesin fotokopi juga dapat memproses kertas ini dengan sangat baik. Keunggulan lainnya dari kertas ini antara lain memiliki permukaan halus sehingga bisa menghasilkan cetakan berkualitas tinggi.
Kertas HVS sangat praktis untuk dokumen individual karena mudah untuk mencetak dokumen satuan. Namun untuk pencetakan massal penggunaan HVS bisa memakan waktu lebih lama karena perlu mengganti kertas secara manual.
Continuous Form vs HVS
Dalam menentukan pilihan mana yang lebih efisien dan paling tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Kertas continuous form untuk mencetak dokumen dalam volumen besar dan berulang. Sementara kertas HVS untuk mencetak kebutuhan individual, dokumen profesional atau kebutuhan sehari-hari.
Sebelum menentukan tingkat efisiensi kita harus membedakan dalam empat kategori utama seperti biaya produksi, waktu operasional, fungsionalitas, dan ketahanan arsip,
Efisiensi Biasa Continuous Form vs HVS
Dari segi harga per lembar, kertas HVS memang lebih murah. Namun jika berbicara efisiensi harus melihat jumlah keseluruhan setelah penggandaan dokumen.
Misalnya ketika ingin mencetak invoice dalam 3 rangkap (untuk pelanggan, gudang, dan akuntansi), akan lebih efisien jika menggunakan kertas CF. Dengan kertas ini Anda hanya perlu mencetak satu kali. Biaya pita (ribbon) printer dot matrix juga lebih murah dibandingkan toner laserjet atau tinta inkjet.
Sementara kertas HVS untuk mendapatkan 3 rangkap, harus mencetak dokumen yang sama sebanyak tiga kali atau melakukan fotokopi. Hal ini berarti penggunaan tinta dan listrik meningkat tiga kali lipat.
Kecepatan Operasional
Dalam bidang industri logistik atau distribusi yang mengeluarkan ratusan surat jalan setiap hari, setiap detik sangat berharga. Printer dot matrix yang menjalankan kertas continuous form memiliki suara bising dengan gerakan yang terlihat lambat. Namun ia menang dalam hal keberlanjutan. Namun, Anda bisa memisahkan kertas ini berdasarkan garis perforasi dengan sangat cepat setelah menyelesaikan pencetakan massal.
Sementara itu printer laserjet sangat cepat dalam mencetak satu lembar kertas HVS, proses feeding kertas per lembar sering kali berisiko mengalami paper jam jika volume cetaknya terlalu tinggi dalam satu waktu.
Daya Tahan dan Penyimpanan
Kertas HVS memiliki daya tahan yang lebih baik untuk penyimpanan jangka panjang (arsip permanen). Kertas HVS ini cenderung tidak mudah pudar. Sementara continuous form menggunakan reaksi kimia (NCR) yang memungkinkan salinan bawah bisa memudar seiring berjalannya waktu jika terkena panas atau cahaya matahari langsung. Namun untuk dokumen operasional yang harus perlu disimpan 2-5 tahun, ini bukan masalah besar.
Fungsionalitas dan Legalitas
Continuous form memiliki keunggulan untuk dokumen transaksi yang membutuhkan salinan instan dengan tanda tangan asli yang tembus ke lembar di bawahnya. Kertas continuous form memberikan keamanan lebih karena siapa pun tidak dapat memanipulasi salinannya secara digital setelah proses cetak selesai.
Sementara itu HVS lebih unggul untuk dokumen yang mengedepankan estetika dan profesionalisme seperti kontrak kerja sama, laporan tahunan, atau presentasi klien. Kita hampir tidak mungkin mencetak laporan berwarna berkualitas tinggi menggunakan media continuous form.
