Kertas Continuous form 6 ply merupakan jenis kertas yang banyak dipakai untuk keperluan bisnis. Kertas ini memiliki berbagai ukuran yang dapat dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Ukuran yang paling banyak dipilih yaitu ukuran kertas full (Non PRS) dan setengah ukuran kertas (PRS).
Dalam dunia administrasi perkantoran yang sibuk, kecepatan, dan akurasi dokumentasi menjadi kunci utama. Penggunaan kertas continuous form 6 ply tetap menjadi pilar utama bagi banyak perusahaan terutama dalam menangani transaksi skala besar, logistik, serta pergudangan.
Continuous form 6 ply adalah jenis kertas yang dirancang khusus untuk digunakan pada printer dot matrix. Kertas ini memiliki jumlah 6 lembar yang terdiri dari warna putih, merah muda, kuning, hijau, biru, dan putih. Kertas ini berbentuk satu lipatan panjang yang tidak terputus dengan lubang penarik (sprocket holes) di pinggirannya agar printer dapat menarik kertas secara konsisten tanpa macet.
Kegunaan Continuous Form 6 Ply
Kertas continuous form 6 ply memungkinkan Anda untuk mendapatkan satu lembar asli dan lima lembar salinan (tembusan) secara instan. Kertas ini menggunakan teknologi NCR (No Carbon Required) yang mana partikel kimia pada permukaan kertas bereaksi terhadap tekanan jarum printer untuk membuat tulisan ke lapisan di bawahnya tanpa perlu karbon manual. Berikut ini beberapa kegunaan utama continuous form dalam bidang bisnis.
Faktur Pajak
Faktur pajak menggunakan kertas ini untuk bukti pembayarannya. Selain itu, faktur juga bisa digunakan untuk transaksi oleh berbagai lembaga salah satunya instansi keuangan. Bisanya menggunakan kertas continuous form ukuran Non PRS (9,5 x 11 inci).
Faktur Penjualan (Invoice)
Perusahaan manufaktur atau distributor besar seringkali melibatkan departemen yang kompleks. 6 ply memastikan semua bagian seperti bagian gudang, piutang audit, dan manajemen memiliki salinan data yang identik tanpa risiko kesalahan tulis ulang.
Faktur penjualan memuat keterangan yang di dalamnya berisi rincian harga dari barang-barang yang dibeli klien. Pada faktur penjualan juga memuat rincian total tagihan yang harus dibayar. Sehingga kebanyakan faktur penjualan diberikan kepada klien yang membeli barang dalam jumlah banyak secara kredit.
Slip Gaji
Slip gaji yang menjadi bukti penerimaan gaji oleh karyawan juga menggunakan kertas continuous form 6 ply. Pada slip gaji memuat nominal penghasilan yang didapat serta berbagai potongan yang ditetapkan oleh instansi perusahaan.
Mirip dengan faktur pajak, umumnya slip gaji juga menggunakan ukuran kertas 9,5 x 11 inci (Non PRS). tapi biasanya perusahaan juga ada yang memakai kertas berlapis agar slip gaji dapat dipakai untuk berbagai kebutuhan.
Penerimaan dan Pengeluaran Uang
Setiap ada penerimaan dan pengeluaran uang juga harus menyertakan bukti yang dimiliki oleh masing-masing pihak. Dengan begitu, pihak yang bersangkutan memiliki salinan yang dapat memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan.
Penerimaan Barang
Tak hanya untuk bukti penerimaan uang saja tapi juga dapat dipakai untuk penerimaan barang bukti tertulis. Dengan adanya bukti tersebut, masing-masing pihak yang bersangkutan akan memiliki bukti penerimaan barang untuk mempermudah inventaris.
Nota Penjualan
Beda halnya dengan faktur penjualan, nota penjualan bisanya langsung diberikan kepada klien yang membeli barang secara kontan atau langsung. Nota penjualan memuat rincian terkait barang, harga, dan total harga yang harus dibayar.
Nota penjualan ini bisanya sebagai bukti sah untuk pembeli dan pemilik usaha. Selain itu, ketika klien ingin melakukan retur barang yang rusak bisa menggunakan nota ini.
Formulir Pendaftaran
Berbagai instansi seperti bank atau sekolah membutuhkan kertas continuous form untuk formulir pendaftaran. Formulir ini menjadi bukti sah mengenai data pendaftar secara resmi dalam suatu instansi atau sekolah. Biasanya menggunakan ukuran kertas full (Non PRS) bisa juga memakai ukuran yang lebih besar tergantung kebutuhan masing-masing.
Harga Continuous Form 6 Ply
Harga continuous form 6 ply dipengaruhi oleh ukuran kertas, kualitas bahan NCR, dan juga merknya. Secara umum, ukuran yang paling sering digunakan adalah 9,5 x 11 (ukuran standar) dan 9,5 x 11/2 (ukuran standar yang dibagi dua).
Harga kertas continuous form 6 ply J-Plus hanya dibanderol dengan harga Rp526.000,00 an per 1 box dengan isi sekitar 500 set untuk ukuran Non PRS. Sementara ukuran PRS dengan harga yang sama memiliki isi dua kali lipat karena dibagi dua.
Harga ini bisa berubah apabila pembeli meminta custom warna. Sebagai informasi tambahan kertas continuous form J-Plus bisa custom warna sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan. Ini akan memudahkan pemilik usaha dalam memenuhi kebutuhan kertas administrasi.
Keuntungan Menggunakan Continuous Form 6 Ply
- Efisiensi Waktu
Kertas ini memungkinkan untuk menghemat waktu serta biaya. Bayangkan jika harus mencetak enam kali menggunakan printer laser atau fotokopi satu per satu. Dengan printer dot matrix dan kertas 6 Ply, cukup menekan tombol print satu kali, enak dokumen selesai seketika.
- Keamanan Data
Kertas NCR sulit dihapus tanpa meninggalkan bekas. Jika seseorang mencoba mengubah angka pada lapisan pertama, tekanan tersebut tidak akan sinkron dengan lapisan di bawahnya, sehingga meminimalisir risiko penipuan administrasi.
- Hemat Biaya
Meskipun harga per box kertas ini terlihat mahal, biaya per lembar cetaknya jauh lebih murah dibandingkan tinta toner printer laser atau tinta inkjet. Pita printer dot matrix ini sangat ekonomis dan tahan lama.
Kesimpulan
Continuous form 6 ply tetap menjadi solusi yang tak tergantikan bagi perusahaan yang mengutamakan kecepatan distribusi informasi fisik dan legalitas dokumen salinan. Meskipun investasi awal per box terlihat signifikan, efisiensi yang ditawarkan untuk memangkas waktu kerja dan operasional jangka panjang sangatlah besar.
