Dalam administrasi perkantoran dan korespondensi bisnis, detail kecil seringkali menentukan kesan pertama yang ditinggalkan kepada klien atau mitra. Salah satu hal yang bisa memengaruhi kesan pertama tersebut adalah penggunaan amplop sebagai pembungkus dokumen atau surat.
Di Indonesia yang menjadi pilihan banyak orang untuk kualitas terbaik biasanya adalah amplop 80 gsm dan 90 gsm. Keduanya banyak dipilih karena memiliki kualitas yang cukup bagus untuk berbagai keperluan penting, namun harganya tergolong murah.
Sekilas angka 10 gsm (gram per square meter) tampak tidak signifikan. Harganya pun biasanya hanya berbeda tipis, berkisar Rp1.000,00 hingga Rp5.000,00 per kota (isi 100 lembar). Bagi perusahaan yang mengirimkan ribuan surat dalam sebulan atau bagi seorang pengusaha yang ingin menjaga citra premium, pilihan ini memiliki dampak yang cukup mendalam.
Perbedaan Amplop 90 gsm dan 80 gsm
- Keamanan Informasi
Salah satu kelemahan utama kertas 80 gsm adalah sifatnya yang agak transparan. Jika memasukkan dokumen penting yang dicetak dengan tinta hitam tebal ke dalam amplop 80 gsm tanpa lapisan pengaman (pola biru di bagian dalam), informasi sensitif di dalamnya bisa terbaca dari luar jika diarahkan ke cahaya lampu.
Sementara amplop 90 gsm menawarkan tingkat densitas serat yang lebih rapat. Kertas yang lebih tebal ini memberikan perlindungan privasi yang lebih baik. Bagi dokumen seperti surat kontrak, slip gaji, atau dokumen legal, ketebalan 90 gsm memberikan rasa aman bahwa isi surat tidak akan terawang.
- Kesan professional
Dalam psikologi bisnis, berat seringkali diasosiasikan dengan kualitas dan kredibilitas. Saat klien menerima surat, hal pertama yang mereka rasakan adalah sentuhan fisik. Amplop 80 gsm terasa standar terkadang agak ringkih atau lemas terutama jika surat di dalamnya hanya satu lembar.
Semntara 90 gsm terasa lebih kokoh, kaku, dan premium. Jika surat hanya bersifat instruksi kerja internal, 80 gsm sudah memadai. Namun, jika surat tersebut adalah undangan pertemuan VIP atau ucapan terima kasih kepada pelanggan setia, menggunakan 90 gsm adalah pilihan tepat.
- Keamanan saat Pengiriman
Proses pengiriman surat melalui ekspedisi atau pos melibatkan banyak gesekan, tumpukan, dan terkadang kelembapan udara. Amplop 80 gem lebih rentan robek di bagian sudut jika isinya cukup padat. Kertas yang lebih tipis ini lebih mudah menyerap kelembapan yang bisa membuat kertas menjadi gelombang atau bahkan lem terlepas.
Sementara amplop 90 gsm memiliki struktur serta yang lebih kuat. Ia lebih tahan lama terhadap benturan fisik dan tidak mudah terlipat secara tidak sengaja di dalam tas kurir. Jika Anda mengirimkan dokumen yang tidak boleh bertekuk, 90 gsm memberikan proteksi struktural yang lebih baik.
Perbedaan Harga
Harga amplop di berbagai marketplace sangat bervariasi. Perbedaan harga ini biasanya dipengaruhi oleh ketebalan kertas, ukuran, hingga berbagai fitur yang ada. Misalnya amplop dengan kertas yang lebih tipis akan memiliki harga yang lebih murah, sementara dengan kertas yang lebih tebal akan lebih mahal pula.
Amplop 80 gsm J-Plus dibanderol dengan harga mulai dari Rp13.000,00 hingga Rp30.000,00 tergantung ukuran dan fiturnya. Amplop ukuran kecil lebih murah, sedangkan yang memiliki harga lebih mahal biasanya dilengkapi dengan fitur jendela (atau plastik transaparan).
Untuk 90 gsm, J-Plus hanya menyediakan tipe amplop 90 (110×230 mm). Jenis ini hanya dibanderol dengan harga Rp20.000,00. Dia lebih mahal Rp1.000,00 dibandingkan tipe sejenis dengan kertas 80 gsm yang memiliki harga Rp19.000,00.
Kapan Harus Memilih Amplop 80 gsm?
- Penggunaan internal seperti surat antar divisi atau laporan rutin yang tidak keluar dari lingkungan kantor.
- Volume sangat tinggi misalnya untuk kampanye massal yang mengirimkan ribuan surat setiap minggu ke target pasar luas.
- Jika isi di dalamnya sudah sangat tebal, maka ketebalan amplop tidak terlalu berpengaruh. Isi di dalamnya sudah memberikan kekuatan pada kemasan, dan amplop hanya sebagai pembungkus.
Kapan Harus Beralih ke Amplop 90 gsm
- Surat untuk direksi, pejabat pemerintah, atau mitra bisnis penting.
- Dokumen rahasia yaitu untuk menghindari teks tembus pandang dari luar.
- Sertifikat atau foto sebaiknya menggunakan tipe ini untuk memberikan kesan perlindungan pada isi dokumen yang berharga.
- Untuk branding perusahaan yaitu membangun citra perusahaan yang mendetail dan berkualitas tinggi di mata publik.
Kesimpulan
Pemilihan jenis amplop antara 90 gsm atau 80 gsm harus disesuaikan dengan kebutuhan instansi masing-masing. Karena keduanya bisa memberikan kesan yang berbeda saat digunakan. Di dunia bisnis, persepsi seringkali menjadi kenyataan. Mengirimkan surat dengan amplop yang terasa tipis dan lemas bisa memberikan sinyal bawah sadar bahwa bisnis anda dikelola dengan standar minimal.
