Dalam bisnis perdagangan, invoice adalah dokumen administratif yang berfungsi untuk menagih pembayaran setelah barang atau jasa terkirim ke pelanggan. Proses pembuatan invoice kerap kali jarang mendapat perhatian. Padahal kesalahan fatal dalam pembuatan invoice bisa merugikan bisnis.
Selama invoice berhasil terkirim dan pembayaran akhirnya selesai, banyak pemilik bisnis menganggap proses ini sudah cukup. Padahal, invoice bukan sekadar dokumen penagihan. Invoice merupakan titik temu antara pergerakan barang, pendapatan, kepatuhan administrasi, dan arus kas perusahaan.
Ketika terdapat kesalahan dalam pembuatan invoice, dampaknya tidak hanya dirasakan oleh tim keuangan. Di gudang juga kesulitan memastikan status pengiriman, tim penjualan kehilangan kejelasan pembayaran pelanggan, hingga manajemen harus mengambil keputusan berdasarkan data arus kas yang tidak tepat.
Mengapa Kesalahan Invoice Tidak Boleh Dianggap Sepele?
Kesalahan dalam proses pembuatan invoice saling berkaitan dan berdampak terhadap banyak hal. Seperti arus kas menjadi lambat, pekerjaan tim menumpuk, dan kepercayaan mitra bisnis menurun. Kesalahan kecil di awal tersebut bisa menjadi kesalahan yang besar apabila tidak ada perbaikan yang signifikan.
Masalah arus kas ini tidak hanya perkara uang yang telat masuk. Tetapi juga perusahaan yang tidak mengetahui dengan jelas piutang yang belum terbayarkan, serta perencanaan keuangan jadi tidak pasti. Hal ini akan membuat para staf sibuk membereskan masalah daripada mencegahnya sejak awal.
Apabila kesalahan ini terus dibiarkan dan terus menumpuk bisa merusak tata kelola dan reputasi perusahaan. Proses invoice yang berantakan bisa membuat mitra dan pihak luar meragukan profesionalisme perusahaan. Hal ini bisa menyebabkan mitra bisnis beralih ke perusahaan lain.
7 Kesalahan Fatal dalam Pembuatan Invoice
Beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam pembuatan invoice ini mungkin juga pernah Anda lakukan. Beberapa kesalahannya antara lain sebagai berikut.
1. Identitas Tidak Lengkap atau Salah
Proses pembuatan invoice memang terkadang tak terhindar dari beberapa kesalahan seperti misalnya adanya identitas yang kurang atau bahkan tidak lengkap. Atau identitas yang tercantum pada invoice ternyata salah misalnya dalam hal penulisan nama atau lainnya.
Selain itu, bisa juga pembuat invoice melupakan beberapa bagian sehingga identitas perusahaan yang tercantum tidak lengkap. Karena itu, dalam pembuatan invoice harus memperhatikan dengan benar. Apakah sudah mencantumkan nama dan logo perusahaan serta alamat lengkap dengan benar atau belum.
Identitas perusahaan ini tidak boleh terlewat jika ingin terlihat lebih profesional. Selain itu juga, penulisan nama penerima invoice juga harus tertulis dengan benar. Jangan sampai ada kesalahan dalam penulisan nama sehingga akan terkesan tidak menghormati pelanggan.
2. Tidak Mencantumkan Pajak
Kesalahan dalam pembuatan invoice berikutnya adalah tidak tercantum pajak. Jenis pajak yang tercantum biasanya adalah PPN (Pajak Pertambahan Nilai) yang akan dibebankan kepada pelanggan yang membeli suatu produk.
PPN ini biasanya sebesar 10% dari total pembelian barang. Demikian pula ketika terjadi transaksi maka sudah seharusnya PPN ini turut tercantum dalam invoice. Umumnya jumlah PPN ini adalah total dari tagihan sehingga hal ini bisa menjadi info tersendiri bagi pihak penerima invoice.
3. Format Cukup Sulit
Kesalahan ini biasanya juga sering terjadi dan dianggap sebagai hal yang biasa. Format invoice yang cukup sulit akan membuat pelanggan kesulitan memahami isi dari invoice tersebut. Seharusnya invoice tersebut cukup mudah untuk dimengerti dan dipahami pelanggan terutama oleh pihak penerima invoice.
Invoice yang baik seharusnya dibuat dengan format yang rapi dan tidak jauh dari nilai estetika perusahaan. Invoice yang rapi tentu akan membuat pelanggan mudah untuk memahaminya sehingga tujuan pembuatan invoice bisa tercapai tanpa adanya kendala.
4. Deskripsi Invoice yang Tidak Jelas
Deskripsi yang kurang atau bahkan tidak jelas juga sering terjadi dalam pembuatan invoice. Hal ini tentunya bisa membuat penerima invoice menjadi bingung karena invoice yang mereka terima memiliki deskripsi yang sulit untuk dipahami.
Deskripsi yang tidak jelas ini bisa membuat pelanggan malas untuk membacanya. Ini bisa berdampak buruk karena mereka bisa menilai perusahaan Anda tidak profesional. Jika hal ini sampai terjadi maka perusahaan bisa kehilangan pelanggan yang berakibat pada menurunkan profit perusahaan.
5. Tidak Ada Syarat dan Ketentuan
Syarat dan ketentuan dari perusahaan harus ada di invoice. Namun terkadang, ini dianggap sepele dan perusahaan tidak mencantumkannya. Padahal ini sangat penting jika ingin mendapatkan pembayaran secepat mungkin. Jika tidak ada syarat dan ketentuan yang jelas, pembayaran bisa saja tertunda hingga lama.
6. Opsi Pembayaran Tidak Variatif
Beberapa perusahaan mungkin saja menetapkan metode pembayaran yang bertahan sejak lama dan tidak mau melakukan perubahan. Padahal beberapa kebijakan mengenai pembayaran bisa saja memberatkan bagi pihak pelanggan.
Kesulitan yang dihadapi oleh pelanggan dalam melakukan pembayaran ini pada akhirnya bisa membuat pembayaran tertunda hingga lama. Tagihan transaksi yang harusnya menjadi beban pelanggan akhirnya harus tertunda pelunasan atau pembayarannya karena kesulitan yang dihadapi pelanggan saat harus melunasinya.
7. Tidak Melampirkan Dokumen Pendukung
Invoice yang dikirim tanpa dokumen pendukung sering kali ditolak karena pelanggan tidak dapat memverifikasinya. Demi mengejar kecepatan, invoice dikirim lebih dulu dengan harapan dokumen lain menyusul. Alih-alih ingin mempercepat, cara ini justru memperlambat prosesnya.
Tanpa bukti pendukung, invoice kehilangan dasar formal sehingga pelanggan tidak dapat memproses pembayaran. Akibatnya, tim harus melacak dokumen yang tertinggal, mengulang komunikasi, dan menghadapi penundaan yang sebenarnya bisa dicegah sejak awal.
