Mengelola sebuah usaha bukan hanya soal memastikan produk laku terjual, tetapi juga tentang seberapa rapi mengelola dokumentasi di balik layar. Banyak pebisnis pemula terjebak dalam masalah arus kas yang berantakan hanya karena menyepelekan lembaran kertas kecil bukti transaksi keuangan.
Padahal bukti transaksi ini memiliki peranan yang sangat penting dalam proses pencatatan keuangan perusahaan. Tanpa adanya dokumentasi yang valid, akan kesulitan melakukan audit internal maupun memantau kesehatan finansial perusahaan secara objektif.
Dalam artikel ini akan memberikan pembahasan mengapa Anda tidak boleh lagi membuang struk atau nota belanja begitu saja. Dengan memahami berbagai jenis bukti transaksi keuangan yang ada, Anda dapat membangun sistem administrasi yang lebih profesional dan kredibel.
Jenis Bukti Transaksi Untuk Pencatatan Keuangan
Berbagai macam bukti transaksi memiliki fungsi yang dan cara pemrosesan yang berbeda-beda dalam pembukuan keuangan. Dokumen transaksi tersebut menjadi komponen yang penting untuk diketahui sebagai bukti dan dasar hukum yang kuat atas transaksi yang terjadi. Berikut ini berbagai jenis bukti transaksi yang wajib diketahui setiap pebisnis.
1. Faktur Pembelian
Faktur pembelian merupakan sebuah bukti tertulis dimana perusahaan melakukan pembelian atas barang tertentu. Dalam faktur terdapat data perusahaan yang menjual dan membeli serta tanggal transaksi. Data tersebut sebagai tanda kepercayaan dalam sebuah transaksi.
Keterangan nama barang dan juga jas beserta jumlahnya tertulis dengan jelas di dalam faktur. Istilah faktur pembelian ini juga sering disebut purchase order yang dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Ketika membeli barang dari supplier kita akan mendapatkan faktur pembelian.
2. Faktur Penjualan
Sama seperti faktur pembelian, bukti transaksi keuangan ini merupakan dokumen yang berisi tentang transaksi penjualan antara pembeli dan juga penjual. Berbeda dengan tanda pelunasan, isi di dalam faktur lebih lengkap. Seperti nama barang, jumlah barang, dan juga identitas perusahaan baik penjual maupun pembeli.
Selain itu, di dalam faktur penjualan juga terdapat NPWP, pajak pertambahan nilai dan pajak barang. Faktur penjualan menjadi bukti transaksi antara perusahaan A yang telah melakukan pembelian terhadap barang perusahaan B. Dokumen ini akan menjadi arsip untuk melakukan penagihan pembayaran di kemudian hari.
Baca juga artikel Langkah Mudah Cetak Invoice dengan Kertas Continuous Form.
3. Faktur Pajak
Bukti transaksi keuangan yang satu ini merupakan sebuah nota yang berisi bukti bahwa pembeli dan penjual telah membayar pajak ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Ketika suatu saat terjadi audit maupun pemeriksaan oleh pihak yang berkepentingan, faktur ini bisa menjadi bukti yang sah patuh pajak yang sah.
Bukti pembayaran ini biasanya dibuat rangkap agar memudahkan ketika menyusun laporan keuangan. Adanya faktur pajak adalah sebagai tanda perusahaan telah melakukan pembayaran dan melakukan pelaporan masa PPN sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan.
4. Bukti Transaksi Keuangan Nota Retur
Terdapat dua jenis nota untuk retur dalam laporan keuangan atau akuntansi yaitu retur penjualan dan retur pembelian. Istilah nota retur yaitu sebuah dokumen yang menjadi bukti bahwa penjal telah melakukan pengembalian atas barang yang telah terjual. Biasanya retur ini terjadi karena adanya kecacatan produk atau barang yang salah.
Agar tidak terjadi kerugian yang besar, tentu pembeli akan mengembalikan barang tersebut kepada penjual. Meskipun terjadi kerusakan namun tidak semua barang bisa dikembalikan. Produk yang berbeda dengan nota pembelian dengan yang terkirim menjadi salah satu penyebab adanya nota retur ini.
5. Bukti Kas Keluar
Kas keluar adalah bukti yang menunjukkan pengeluaran kas dari perusahaan. Biasanya kas keluar berfungsi untuk membiayai pembelian perlengkapan, peralatan, maupun segala hal yang berhubungan dengan kebutuhan kantor. Dalam bukti kas keluar berisi keterangan nama barang, tanggal, dan divisi mana yang memerlukan, serta jumlah uang.
Agar bukti kas keluar ini dapat dipertanggungjawabkan maka perlu adanya tanda tangan dari bagian keuangan. Seperti kasir, manajer keuangan, atau pihak yang memiliki otoritas dengan keuangan di sebuah perusahaan. Kegunaan dari laporan kas keluar ini adalah untuk menyusun laporan keuangan perusahaan.
6. Bukti Transaksi Keuangan Kas Masuk
Bukti transaksi kas masuk merupakan dokumen yang menunjukkan adanya uang tunai yang masuk dalam keuangan perusahaan. Jenis bukti ini biasanya memiliki kegunaan untuk pengarsipan pihak internal perusahaan. Bentuk dari dokumen ini sebenarnya hampir sama dengan bukti transaksi kas keluar.
Dokumen kas masuk bisa menjadi bukti valid dari pembayaran tunai yang dilakukan customer baik untuk pembayaran cicilan, jenis investasi, bunga, maupun yang lainnya. Meskipun berdampingan dengan dokumen berupa kwitansi, namun kas masuk sangat penting sebagai sarana penulisan kwitansi.
7. Bukti Setoran Bank
Bukti setoran bank ini bisa dari perusahaan sendiri maupun langsung dari bank yang bersangkutan. Bagi perusahaan besar biasanya pihak bank akan memberikan bukti setoran untuk memudahkan perusahaan yang selalu melakukan transaksi. Tentunya hal ini akan memudahkan karena perusahaan tidak perlu repot untuk mengisi slip setoran saat berada di bank.
Umumnya bukti transaksi dari bank bersifat rangkap sehingga sangat cocok untuk kebutuhan arsip juga. Format untuk setoran bank ini berbeda-beda tergantung dari pihak yang membuat. Namun pada dasarnya isi dari format hampir sama baik itu nama dan juga nomor rekening dari penyetor.
Bukti setoran bank ini akan digunakan sebagai salah satu bukti kas keluar. Tidak hanya kas keluar saja, bukti pelunasan, pembayaran juga menjadi salah satu tujuannya. Tentunya pihak akuntan akan membuat laporan keuangan berdasarkan bukti setoran bank ini.
8. Kwitansi
Kwitansi merupakan jenis bukti transaksi keuangan yang sudah tidak asing lagi bagi khalayak umum. Dokumen ini menjadi salah satu bukti transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Pihak yang melakukan pembayaran akan menerima bukti transaksi kwitansi berdasarkan tujuan dari pembayarannya.
Kwitansi sebagai bukti transaksi perlu ditandatangani serta menggunakan materai agar bisa digunakan untuk kekuatan hukum. Dalam penyimpanan kwitansi harus berhati-hati karena bentuknya yang kecil dan rawan terselip jika tidak segera disimpan dengan benar. Pastikan juga untuk segera menggandakan ketika menerima kwitansi.
