Mengelola dokumen dalam jumlah banyak bisa sangat melelahkan. Kondisi ini akan semakin buruk jika Anda tidak mengelompokkan dokumen-dokumen tersebut sesuai jenisnya dan membiarkannya berantakan. Artikel ini akan mengulas solusi menyimpan dokumen agar lebih rapi dan teratur.
Dalam dunia kerja dan bisnis, manajemen dokumen sangat penting. Mualai dari nota pembelian, invoice, sampai dokumen penting perusahaan membutuhkan tempat penyimpanan yang rapi dan aman. Seringkali perusahaan belum memiliki solusi menyimpang dokumen yang tepat sehingga dokumen terlihat berserakan.
Panduan berikut memberikan solusi praktis untuk menyimpan dokumen agar lebih teratur dan mudah Anda temukan kembali saat membutuhkannya.
Kelompokkan Dokumen Berdasarkan Kategori
Sebelum menyimpan dokumen, Anda harus mengelompokkan dokumen tersebut berdasarkan kategori atau jenisnya sebagai langkah pertama. Kumpulkan semua dokumen di satu tempat kemudian pilah sesuai kategori dan urutkan berdasarkan prioritas penggunaan. Langkah ini memudahkan Anda memilih antara dokumen yang masih terpakai dan dokumen yang sudah tidak berguna lagi.
Menyimpan Dokumen Berdasarkan periode
Saat akan menyimpan dokumen, pertimbangkan berapa lama Anda perlu menyimpan semua dokumen. Penyortiran berkas berdasarkan periode penyimpanan sangat membantu Anda menemukan dokumen penting secara cepat. Berikut ini empat jenis dokumen yang bisa menjadi panduan untuk menyortir berkas-berkas Anda.
- Dokumen Tertunda yang Perlu ditindaklanjuti
Kategori ini mencakup dokumen yang memerlukan tindakan segera atau sedang menunggu tanggapan, serta berkas proyek berjalan yang sering Anda akses. Letakkan dokumen tersebut di area yang mudah Anda jangkau agar tidak perlu mencarinya satu per satu
- Dokumen Jangka Pendek
Kategori ini merupakan dokumen dengan umur terbatas seperti polis asuransi, garansi, dan rencana liburan. Selain itu dokumen terkait kendaraan bermotor dan ketenagakerjaan atau pajak juga bisa masuk dalam kategori ini. Simpang dokumen ini di tempat yang sering akses agar mudah dalam memasukkan dokumen baru.
Namun, Anda harus meninjau bagian ini secara teratur untuk menyisipkan dokumen baru atau membuang dokumen yang sudah tidak berguna. Pastikan untuk segera mengeluarkan dokumen kedaluwarsa dari rak penyimpanan agar berkas baru tersusun dengan rapi
- Dokumen yang Perlu disimpan Selamanya
Kategori ini mencakup surat-surat penting seperti akta kelahiran, akta pernikahan, ijazah, dan dokumen kontrak yang harus Anda simpan tanpa batas waktu. Ada baiknya untuk menyimpan dokumen ini di tempat aman yang jauh dari dokumen sehari-hari. Pemisahan ini menjaga agar dokumen penting tetap aman dan tidak terganggu oleh aktivitas akses berkas harian yang tinggi.
- Berkas Sentimental
Berkas sentimental ini meliputi surat-surat lama, foto kenangan keluarga atau masa kecil anak, buku harian, dan dokumen kenangan lainnya. Pilih tempat menyimpan yang mudah dijangkau ketika suatu hari Anda ingin melihat kembali kenangan tersebut.
Untuk menyimpan berkas sentimnetal juga harus dipisahkan dari dokumen yang biasa diakses sehari-hari. Hal ini untuk mencegah dokumen tersebut tercampur dan hilang. Ini akan merugikan karena selain kehilangan dokumen fisik, juga kehilangan momen-momen kenangan masalalu yang mungkin saja sudah hilang dari ingatan.
Rekomendasi Tempat Menyimpan Dokumen
- Amplop
Amplop bukan sekadar untuk membungkus surat, namun juga bisa dimanfaatkan untuk menyimpang dokumen-dokumen penting. Apalagi saat ini amplop memiliki banyak varian dengan berbaga macam ukuran sehingga sangat efisien untuk menyimpang dokumen.
Saat ini amplop juga tersedia dalam berbagai warna dan jenis yang lebih menarik untuk menyimpang berka-berkas penting. Mulai dari amplop polos, kraft, bermotif, hingga berbahan daur ulang yang ramah lingkungan.
- Map Folder
Map folder ini ibaratnya dompet untuk kertas-kertas penting. Dari yang bentuknya L, accordion, sampai folder jepit. Semuanya memiliki fungsi masing-masing. Map folder cocok untuk yang menyukai tampilan rapi dan profesional. Sebaiknya pilih map dengan desain minimalis dan warna netral. Tetapi kalau Anda menyukai desain juga bisa memiliki map warna-warni.
- Ordner
Kalau bicara soal menyimpan dokumen skala besar, ordner menjada pilihan yang tepat. Produk ini menjadi andalan kantor, sekolah, bahkan freelancer yang butuh menyimpang invoice klien secara rapi dan teratur.
Ordner model terbaru sekarang hadir dengan warna pastel atau motif simpel yang akan membuat meja kerja tau tempat penyimpanan lebih estetik. Ini juga bisa meningkatkan mood saat bekerja.
- Lemari Arsip Mini dan Laci Serbaguna
Selain produk ATK (alat tulis kantor), lemari arsip mini atau laci serbaguna juga bisa menjadi pilihan alain untuk menyimpang dokumen. Jenis penyimpanan ini cocok untuk ruang kerja yang terbatas tetapi butuh sistem penyimpanan yang efisien dan eye catching.
Kesimpulan
Menyimpang dokumen bisa menjadi kegiatan yang menyenangkan apabila kita sudah memiliki persiapan yang matang. Sebelum mulai menyimpan dokumen ada baiknya untuk mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori. Ini akan lebih memudahkan dalam menyimpan berkas-berkas penting.
