Dalam manajemen rantai pasok dan logistik, operasional gudang sering kali menjadi pusat perhatian utama ketika perusahaan berbicara tentang efisiensi biaya. Untuk menekan dan menghemat biaya operasional di gudang perlu strategi yang tepat terutama dalam hal cetak dokumen administrasi barang keluar dan masuk.
Setiap barang yang bergerak di dalam gudang selalu diikuti oleh lembaran kertas. Mulai dari lembar instruksi pengambilan, slip pengemasan, nota invoice, hingga surat jalan yang menjadi bukti sah pengiriman barang kepada konsumen atau distributor. Ketika volume pengiriman perusahaan meningkat, jumlah lembaran kertas dan tinta printer yang dikonsumsi pun akan melonjak
Menerapkan strategi menghemat biaya cetak di gudang menjadi sebuah langkah krusial. Penghematan ini bukan berarti mengorbankan keakuratan data atau menghilangkan dokumen fisik yang memang diwajibkan oleh hukum dan SOP perusahaan. Sebaliknya, strategi ini berfokus pada bagaimana mengoptimalkan alur kerja.
Baca juga artikel Jual Nota Rangkap untuk kebutuhan Administrasi Pengiriman.
Strategi Menghemat Biaya Cetak di Gudang
Untuk menekan di sektor dokumentasi logistik, diperlukan pendekatan yang sistematis dari sisi teknis maupun sistem kerja staf di gudang. Berikut ini berbagai strategi untuk menghemat biaya cetak di gudang.
1. Atur Layout Dokumen
Banyak template dokumen gudang, seperti surat jalan memiliki desain yang terlalu boros ruang. Penggunaan logo perusahaan yang terlalu besar, ukuran huruf yang tidak efisien, atau jarak spasi yang terlalu lebar sering kali membuat informasi yang sebenarnya sedikit harus memakan tempat hingga dua lembar kertas.
Lakukan pengaturan pada template dokumen Anda. Perkecil ukuran font ke batas minimal yang masih nyaman dibaca (misalnya ukuran 9 atau 10) dan padatkan tata letaknya. Dengan mengoptimalkan layout, Anda bisa menghemat penggunaan kertas hingga 20-30% per tahun.
2. Cek Ulang Sebelum Cetak
Salah satu pemicu utama pemborosan kertas di area gudang adalah kesalahan manusia. Staf yang terburu-buru sering kali langsung menekan tombol cetak sebelum memeriksa kembali isi dokumen. Ketika terjadi kesalahan ketik pada nama dan alamat tujuan, jumlah barang, atau nomor resi, dokumen tersebut terpaksa dibuang dan harus dicetak ulang.
3. Gunakan Metode Cetak Sekaligus
Mencetak setiap kali ada dokumen adalah metode yang kurang efisien, baik dari segi waktu maupun konsumsi energi mesin. Terapkan sistem batch printing, di mana dokumen dikelompokkan terlebih dahulu berdasarkan rute pengiriman, jenis kurir atau zona penempatan barang. Setelah terkumpul dalam jumlah tertentu, dokumen baru dicetak secara massal.
4. Batasi Penggunaan Printer Warna
Di lingkungan gudang, dokumen yang dicetak mayoritas bersifat fungsional dan informatif, bukan estetis. Oleh karena itu, penggunaan tinta warna sama sekali tidak diperlukan. Atur pengaturan default pada seluruh komputer di area gudang ke mode hitam putih. Jika memungkinkan batasi juga hak akses cetak dokumen non operasional agar printer hanya untuk kepentingan arus keluar masuk barang.
Solusi Menghemat Biaya Cetak Operasional Gudang
Selain memperbaiki sistem kerja dan melakukan digitalisasi pada beberapa bagian, faktor penentu terbesar dari keberhasilan strategi menghemat biaya cetak dalam operasional gudang terletak pada pemilihan jenis printer dan media cetak. Banyak gudang baru yang keliru dengan menggunakan printer inkjet atau printer laser untuk mencetak surat jalan.
Padahal, kedua jenis printer tersebut dirancang untuk mencetak dokumen berkualitas tinggi dengan volume rendah, bukan untuk kerja nonstop dengan volume ribuan lembar seperti di gudang logistik. Untuk kebutuhan industri, distribusi, dan e-commerce, penggunaan printer dot matrix yang dipadukan dengan kertas continuous form adalah pilihan yang tepat.
Media cetak dengan kertas continuous form menawarkan berbagai keunggulan. Kertas ini sangat cocok untuk kebutuhan cetak yang membutuhkan salinan instan. Dengan pilihan jumlah ply (lembar) akan sangat efisien untuk mencetak dokumen dengan beberapa lembar salinan sekaligus tanpa perlu melakukan fotokopi lagi. Kertas ini memiliki lapisan kimia khusus yang otomatis akan menyalin tulisan ke lembar dibawahnya saat terkena hantaman jarum printer dot matrix.
Continuous Form Berkualitas untuk Operasional Gudang
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan media cetak di gudang Anda. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply, selain itu juga jenis PRS dan Non PRS. Kertas yang bervariasi ini sangat cocok untuk berbagai kebutuhan administrasi operasional gudang.
Kertas continuous form J-Plus memiliki teknologi NCR berkualitas tinggi untuk memastikan hasil cetakan tajam hingga lembar terakhir. Hasil cetakan kertas J-Plus juga tahan lebih lama dan tidak mudah memudar, sehingga sangat cocok untuk kebutuhan arsip perusahaan dalam jangka panjang. Dengan menggunakan kertas continuous form J-Plus adalah strategi yang tepat untuk menghemat biaya cetak operasional gudang.
