Continuous form ialah kertas yang memiliki halaman rangkap yang bisa menyalin tanpa perlu difotokopi. Kertas ini berbeda dengan kertas HVS biasa yang berbentuk lembaran lepas (sheet-fed), continuous form berbentuk sambungan panjang yang bisa dilipat secara zig-zag. Artikel ini akan mengulas tips memilih continuous form yang berkualitas untuk kebutuhan bisnis.
Kertas continuous form memiliki ciri utama yaitu terdapat lubang kecil di sisi kanan dan kirinya yang disebut tractor hole. Lubang kecil di kertas continuous form berfungsi sebagai pengait pada printer. Sehingga kertas dapat ditarik secara konsisten dan presisi tanpa risiko miring atau bahkan terselip. Tak semua kertas continuous form memiliki tractor hole yang presisi, maka dari kita perlu tips memilih kertas agar sesuai keperluan.
Kertas continuous form (CF) ini dirancang khusus untuk penggunaan printer dot matrix. Meski begitu kertas ini juga bisa menggunakan printer biasa tetapi lebih optimal di printer dot matrix. Hal ini karena kertas CF memiliki lubang di pinggirnya dan perlu pengaturan khusus agar tidak macet atau terpotong.
Continuous form biasanya memiliki beberapa lapisan (ply). Kertas ini menggunakan kertas karbon atau teknologi NCR (No Carbon Required). Sehingga memungkinkan satu kali cetak menghasilkan beberapa salinan sekaligus.
Tips Memilih Continuous Form Berkualitas
Tidak semua kertas continuous form diciptakan sama. Kertas yang menggunakan kualitas rendah bukan hanya merusak estetika laporan, tetapi juga berisiko merusak komponen printer. Berikut ini beberapa tips memilih continuous form berkualitas.
1. Memahami Jenis Kertas
Langkah pertama dalam memilih adalah menyesuaikan kebutuhan, apakah dokumen anda memerlukan salinan atau tidak. CF biasanya terdiri dari dua jenis kertas yaitu HVS dan NCR. jenis HVS biasanya digunakan untuk cetakan satu rangkap (1 ply). Ia cocok untuk membuat laporan internal atau draf yang tidak memerlukan tembusan. Keunggulannya adalah tekstur yang lebih harus dan putih bersih.
Sementara untuk kertas NCR biasanya menjadi lapisan kedua dan seterusnya di CF 2 ply atau yang lebih banyak. Jenis memiliki lapisan bahan kimia khusus yang memungkinkan tulisan pada lembar pertama menembus ke lembar berikutnya tanpa perlu kertas karbon manual. Kertas NCR terdiri dari tiga lapisan.
Lapisan pertama CB (Coated Back) yaitu lembar paling atas. Kemudian CFB (Coated Front and Back) sebagai lembar tengah untuk rangkap 3 ke atas. Lalu ada juga Coated Front (CF) lembar paling bawah.
Sebelum membeli continuous form dalam jumlah yang banyak pastikan lapisan kimia NCR pada kertasnya merata seperti kualitas kertas J-Plus. Produk J-Plus ini memiliki lapisan kimia yang merata sehingga hasil tembusan pada rangkap kedua dan bawahnya terlihat sangat jelas dan bersih.
2. Perhatikan Ketebalan Kertas
Ketebalan kertas ini diukur dalam gram per meter persegi (gsm). Umumnya continuous form memiliki ketebalan berkisar antara 50 gsm hingga 80 gsm. Apabila kertas terlalu tipis memiliki risiko kertas sobek saat ditarik oleh printer dot matrix sangat tinggi.
Namun jika kertas terlalu tebal, printer juga akan kesulitan menarik tumpukan kertas atau jarum printer tidak mampu menembus lapisan NCR dengan tajam hingga ke lembar paling bawah. Kertas J-Plus memiliki ketebalan yang sudah disesuaikan dengan standar internasional. Sehingga sangat cocok untuk segala kebutuhan mulai dari faktur, invoice, dan sebagainya.
3. Presisi Lubang Pinggir
Lubang-lubang yang ada di sisi kanan dan kiri kertas ini bukan sekadar hiasan. Ia bertugas untuk menjaga kertas tetap pada jalurnya saat proses cetak cepat. Sebelum membeli pastikan untuk mengecek kesimetrisannya. Pastikan lubang di sisi kanan sejajar sempurna dengan sisi kanan.
Apabila lubang tidak presisi bisa menyebabkan kertas miring (jamming) yang berujung pada kerusakan ribbon (pita) atau bahkan patahnya jarum printer. Selain itu juga perhatikan kerapian potongan. Lubang yang bersih atau tidak ada sisa potongan kertas yang menempel mencegah debu kertas menumpuk di dalam mesin printer.
Kertas J-Plus memiliki lubang pinggir yang sangat presisi yang sudah disesuaikan dengan standar printer dot matrix. Dengan memiliki continuous form J-Plus akan menghasilkan cetakan yang bagus serta printer akan lebih tahan lama. Ini bisa menghemat biaya operasional karena tidak perlu sering mengganti printer.
4. Kualitas Perforasi
Preforasi merupakan garis putus-putus yang memudahkan Anda merobek kertas baik antar halaman maupun bagian pinggir (lubang tractor). Sebelum membeli pastikan kertas CF itu memiliki teknologi micro-perforation. Jenis ini memudahkan kertas disobek dengan sangat rapi sehingga pinggiran dokumen terlihat profesional seperti kertas potong biasa.
Selain itu juga pastikan preforasi cukup kuat agar kertas tidak putus saat ditarik oleh mesin tetapi cukup rapuh untuk disobek dengan tangan tanpa merusak badan kertas. Kertas J-Plus memiliki kekuatan perforasi yang sesuai standar sehingga memudahkan dalam penggunaanya.
5. Ukuran Sesuai Standar
Kertas continuous form harus memiliki ukuran standar yaitu 9,5 x 11 mm untuk ukuran kertas full. Ukuran ini juga bisa dibagi menjadi dua menjadi ukuran PRS (9,5 X 11/2 mm). Kertas J-Plus memiliki ukuran standar ini dan sudah disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Selain itu, pastikan perangkat lunak (software) akuntansi atau ERP Anda sudah dikonfigurasi sesuai dengan ukuran kertas yang Anda beli untuk menghindari teks yang terpotong.
Kesimpulan
Memilih kertas continuous form yang berkualitas adalah investasi kecil yang berdampak besar pada kelancaran operasional dan pemeliharaan aset kantor. Dengan memperhatikan jenis kertas, berat (gsm), presisi lubang, dan kualitas perforasi, Anda dapat memastikan bahwa setiap dokumen yang keluar dari printer mencerminkan standar tinggi perusahaan.
