Meskipun saat ini era digital, banyak perusahaan yang masih menulis dan mengirim amplop surat resmi kepada pihak internal maupun eksternal. Masih banyak perusahaan yang memanfaatkan surat resmi untuk menjalin kerjasama antar perusahaan.
Salah satu bagian penting dalam amplop surat resmi adalah penulisan alamat penerima. Umumnya cara menulis alamat di amplop ini dapat menentukan seberapa penting isi amplop yang dikirim oleh perusahaan.
Penulisan alamat di amplop surat resmi yang benar akan memudahkan untuk membaca alamat dengan jelas. Serta mengurangi kemungkinan terjadinya salah alamat saat proses pengiriman. Tak hanya itu, untuk pelamar kerja, amplop lamaran kerja harus memiliki penulisan alamat yang jelas agar sampai tujuan.
Mengapa Alamat pada Amplop Surat Resmi Penting?
Menulis alamat pada amplop surat resmi sangat penting. Biasanya perusahaan akan mencantumkan alamat di samping bagian-bagian lain seperti kop surat sampai isi surat itu sendiri. Berikut ini beberapa alasan penting mengapa harus menuliskan alamat di amplop dengan jelas.
1. Memastikan Tidak Salah Alamat
Alamat di amplop surat resmi biasanya adalah alamat penerima surat tersebut. Tujuan pertama dari penulisan alamat tersebut adalah untuk memastikan surat tidak salah alamat. Artinya surat tersebut memang akan diterima oleh orang atau pihak yang tepat.
Penulisan alamat ini umumnya sebanyak dua kali yaitu pada amplop surat dan di dalam surat itu sendiri. Surat formal baik milik perusahaan maupun lembaga atau instansi milik pemerintah, biasanya penerimanya jelas dan tidak ada risiko salah alamat.
2. Menunjukkan Profesionalitas
Penulisan alamat pada amplop surat resmi adalah untuk menunjukkan profesionalitas. Alamat yang lengkap dan sesuai dengan aturan yang berlaku akan menunjukan surat tersebut disusun oleh professional.
Dengan begitu, amplop tersebut mampu memberikan kesan positif bagi penerimanya. Mereka pun merasa dianggap atau lebih merasa dihargai oleh pengirim surat. Oleh sebab itu, surat resmi biasanya tidak pernah melewatkan penulisan alamat dan wajib sesuai dengan aturan yang berlaku.
3. Menunjukan Etika Pengirim
Alamat pada amplop surat resmi menunjukan etika pengirim surat. Pada beberapa surat resmi, alamat surat tidak dijelaskan atau dijabarkan rinci. Misalnya tidak menyebutkan nama jalan, nama gedung yang kemudian diganti dengan kata ‘di tempat’. Penulisan alamat seperti ini sebenarnya keliru.
Penulisan alamat surat yang benar adalah menuliskan alamat dengan jelas dan lengkap sesuai ketentuan penulisan alamat. Tujuannya adalah untuk menunjukkan itikad baik penulis dengan mencari tahu alamat penerima.
Tips Menulis Alamat di Amplop Surat Resmi
Salah satu tips yang sangat penting dalam menulis alamat di amplop surat resmi adalah mengikuti aturan penulisan yang baku dan benar agar terlihat lebih profesional. Berikut ini beberapa aturan dalam penulisan alamat di amplop resmi.
- Penulisan Yth
Penulisan ‘Yth’ biasanya untuk membuka alamat surat. Sebaiknya tidak dimulai dengan menuliskan ‘kepada’. Melainkan langsung ‘Yth’ dan kemudian nama penerima.
- Penulisan Bapak/Ibu
Biasanya istilah ini berada setelah menuliskan ‘Yth’. secara aturan, menuliskan ‘bapak/ibu’ dalam alamat surat tidak diperlukan. Jadi penulisan alamat surat yang benar setelah kata ‘Yth’ langsung menuliskan nama penerima. Pada surat resmi, jika tidak mengetahui nama penerima maka bisa diisi jabatan.
- Penggunaan Huruf Kapital
Aturan penulisan alamat di amplop surat resmi yang paling penting yaitu penggunaan huruf kapital. Huruf kapital hanya ada pada huruf pertama setiap kata kecuali untuk kata hubung seperti ‘di; pada penulisan alamat.
- Penulisan Kode Pos
Apabila mengirimkan surat resmi, pastikan melengkapi alamatnya dengan kode pos. Tujuannya agar memudahkan kurir mengantarkan surat ke alamat yang tepat. Umumnya kode pos di setiap daerah akan berbeda. Jadi pastikan untuk mencantumkannya agar peluang surat sampai lebih cepat.
- Penulisan Gelar
Mencantumkan gelar sebelum dan sesudah nama penerima surat seringkali dipandang berlebihan. Sehingga tidak perlu untuk menulisnya. Namun, jika penerima memiliki jabatan lebih tinggi, bisa menambahkan sapaan tanpa gelar misalnya ‘Bapak’ atau ‘Ibu’.
- Penggunaan Tanda Baca
Secara umum, penulisan alamat pada surat menggunakan dua jenis tanda baca yakni tanda titik (.) dan tanda koma (,). Namun, ada beberapa kata yang tidak harus memakai tanda baca misalnya ‘PT’.
- Penulisan Jalan
Aturan penulisan alamat surat yang benar berikutnya adalah penulisan kata jalan. Banyak orang memilih membuat singkatan untuk jalan jari ‘Jln.’ maupun ‘Jl,’. Namun, secara aturan kata jalan sebaiknya tidak perlu menyingkatnya.
Rekomendasi Amplop Surat Resmi Terbaik
Amplop putih tipe 90 J-Plus sangat cocok untuk mengirimkan surat resmi perusahaan maupun instansi pemerintahan. Banyak perusahaan yang menggunakan amplop untuk kebutuhan surat menyurat secara formal. Dengan amplop J-Plus, surat yang dikirim akan terlihat lebih profesional.
Amplop ini memiliki panjang 110 mm x 230 mm yang sangat cocok untuk surat remit. Anda bisa melipat kertas A4 menjadi tiga secara horizontal agar pas saat memasukkannya ke dalam amplop. Selain itu amplop J-Plus juga terdapat dua varian yaitu 80 gsm atau yang lebih tebal 90 gsm untuk memastikan dokumen tidak terawang. Dapatkan Amplop 90 J-Plus hanya di sini.
