Aktivitas mencetak dokumen merupakan hal yang sangat penting bagi operasional sebuah perusahaan. Ketika volume cetak di kantor sudah masuk dalam kategori tinggi, mencapai ribuan lembar per minggu. Manajemen pengadaan barang (purchasing) sering kali berhadapan dengan masalah pembengkakan biaya.
Banyak perusahaan tidak menyadari bahwa pemborosan anggaran bisa bermula dari kesalahan sederhana seperti salah memilih jenis kertas. Menggunakan satu jenis kertas untuk seluruh kebutuhan dokumen, tanpa mempertimbangkan volume dan fungsionalitasnya adalah langkah yang tidak efisien.
Agar operasional kantor tetap berjalan lancar dan anggaran tetap terkontrol, perlu memetakan kebutuhan cetak harian. Artikel ini akan memberikan ulasan mendalam mengenai jenis kertas terbaik yang cocok untuk volume cetak tinggi di perkantoran.
Mengapa Salah Pilih Kertas Merugikan Kantor?
Apabila perusahaan salah memilih jenis kertas untuk kebutuhan volume cetak yang tinggi di kantor, bisa menyebabkan berbagai kerugian. Kertas yang murah dan berkualitas rendah akan memicu banyak residu debu kertas yang lama kelamaan akan membuat printer rusak.
Menggunakan jenis kertas yang salah juga bisa menyebabkan pemborosan anggaran. Misalnya menggunakan kertas premium untuk mencetak dokumen draf, memo internal, atau cetakan sementara yang langsung terbuang setelahnya. Ini adalah bentuk pemborosan anggaran yang sangat nyata.
Jenis kertas yang salah bisa mengakibatkan penurunan produktivitas karyawan. Ketika kertas sering tersangkut (paper jam) akibat gramatur yang tidak stabil atau potongan yang kasar, waktu kerja karyawan akan terbuang sia-sia hanya untuk membetulkan mesin printer.
Baca juga artikel Continuous Form: Kelola Dokumen Akuntansi Harian Lebih Mudah.
Jenis Kertas untuk Kantor dengan Volume Cetak Tinggi
Untuk mengoptimalkan efisiensi di kantor dengan volume cetak yang tinggi sebaiknya mengombinasikan beberapa jenis kertas berikut ini sesuai dengan kebutuhan dan jenis dokumennya.
1. Kertas Continuous Form
Kertas continuous form sangat cocok untuk kebutuhan di kantor dengan volume cetak tinggi. Jika divisi keuangan, logistik, dan gudang kantor harus mencetak ratusan hingga ribuan lembar faktur pajak, slip gaji, kuitansi, atau surat jalan setiap harinya maka jenis kertas ini adalah pilihan terbaik.
Kertas ini berbentuk lembaran menyambung yang memiliki lubang di kedua sisinya untuk agar printer dot matrix bisa menariknya. Keunggulan utamanya terletak pada teknologi kertas karbon yang memungkinkan tulisan di lembar pertama langsung tembus ke lembaran di bawahnya tanpa perlu menyelipkan kertas karbon manual.
Kertas ini sangat efisien untuk mencetak dokumen yang membutuhkan banyak salinan dalam waktu cepat. Kertas continuous form tersedia dalam berbagai pilihan mulai dari 1 ply hingga 6 ply. Jenis ini sangat cocok untuk kebutuhan mencetak dokumen asli dan salinan arsipnya sekaligus dalam satu kali tekan tombol print.
2. Kertas HVS 70 GSM
Jenis kertas ini cocok untuk kebutuhan cetak surat menyurat harian, salinan draf, atau fotokopi dokumen internal kantor. Kertas HVS dengan ketebalan 70 gsm atau 75 gsm adalah pilihan paling bijak dan paling ekonomis.
Kertas ini tidak terlalu tipis namun juga tidak terlalu tebal sehingga harganya tetap ramah di anggaran. Ketebalan kertas HVS ini sangat bersahabat dengan mesin printer berkecepatan tinggi karena sifatnya yang ringan sehingga meringankan beban kerja printer.
3. Kertas HVS 80 GSM
Meskipun volume cetak kantor Anda tinggi, ada dokumen-dokumen tertentu yang penampilannya harus terlihat lebih profesional. Misalnya untuk keperluan mencetak proposal bisnis, dokumen hukum, surat perjanjian kerja sama, atau berkas presentasi untuk klien.
Kertas dengan ketebalan 80 gsm akan memberikan kesan yang kokoh, kaku, dan profesional. Selain itu, tingkat opasitasnya yang tinggi memastikan ketika melakukan cetak bolak-balik tinta di halaman sebaliknya tidak akan menerawang dan mengganggu keterbacaan teks.
Kertas Continuous Form untuk Volume Cetak Tinggi di Kantor
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan volume cetak tinggi di kantor. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply, selain itu juga jenis PRS dan Non PRS. Kertas yang bervariasi ini sangat cocok untuk berbagai kebutuhan administrasi perusahaan.
Selain itu, official store J-Plus yang berada di Surabaya juga menyediakan continuous form custom yang bisa menyesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis. Mulai dari cetak logo, ukuran kertas custom, dan lain-lainnya. Dapatkan kertas continuous form berkualitas hanya di official store. Hubungi tim kami untuk mendapatkan penawaran khusus!
