Dalam industri logistik, ekspedisi, distribusi, dokumen administrasi yang rapi merupakan pilar utama kelancaran operasional. Aktivitas cetak surat jalan dalam bisnis cargo tidak boleh dianggap sepele. Dokumen ini berfungsi sebagai jaminan hukum di perjalanan sekaligus alat kontrol utama bagi pihak gudang, pengemudi, hingga konsumen.
Bagi bisnis cargo yang menangani volume pengiriman tinggi, metode penyalinan dokumen secara manual akan memperlambat operasional. Kendala inilah yang mendorong banyak pelaku usaha mulai beralih ke sistem cetak surat jalan yang lebih modern untuk memangkas birokrasi di area pergudangan bisnis cargo.
Salah satu solusi terbaik untuk mengoptimalkan proses ini adalah dengan memanfaatkan kertas NCR (No Carbon Required) yang dikombinasikan dengan perangkat cetak yang andal. Dalam artikel ini akan membahas langkah demi langkah untuk mencetak surat jalan yang praktis untuk bisnis cargo menggunakan kertas NCR.
Baca juga artikel Volume Cetak di Kantor Tinggi? Ini Jenis Kertas yang Cocok.
Keuntungan Cetak Surat Jalan dengan Kertas NCR untuk Bisnis Cargo
Banyak perusahaan sudah beralih menggunakan kertas NCR atau kertas continuous form untuk mencetak surat jalan mereka. Hal ini bukan tanpa alasan, berikut ini berbagai keuntungan strategis yang akan Anda dapatkan.
1. Efisiensi Waktu
Dalam bisnis cargo, kecepatan adalah segalanya. Menunggu staf administrasi menyelipkan karbon lembaran ke setiap surat jalan secara manual akan membuang waktu yang cukup lama. Namun, dengan kertas continuous form dengan lapisan NCR, kertas sudah siap cetak dan siap pakai.
2. Hasil Salinan Lebih Bersih
Kertas karbon konvensional sering kali meninggalkan noda hitam di kertas hasil cetakannya. Hal ini bisa memberikan kesan operasional yang kotor dan tidak profesional. Kertas NCR bebas noda karena reaksi kimianya terkunci di dalam serat kertas, sehingga dokumen tetap bersih, rapi, dan mudah dibaca.
3. Keamanan Data Terjamin
Surat jalan adalah dokumen legal. Jika terdapat perbedaan data antara lembar asli dan lembar salinan akan memicu sengketa hukum atau kerugian finansial. Tekanan dari printer dot matrix atau pulpen di lembar pertama akan sama persis hingga lembar terakhir. Hal ini bisa meminimalisir risiko manipulasi data di lapangan.
Persiapan Sebelum Mencetak Surat Jalan untuk Bisnis Cargo
Agar proses cetak surat jalan untuk bisnis cargo tanpa masalah kertas macet atau hasil cetakan terpotong ada beberapa hal yang harus dipersiapkan secara matang.
1. Pilih Ukuran Kertas
Kertas NCR atau continuous form terdapat beberapa ukuran yang bisa dipilih sesuai kebutuhan administrasi. Untuk kebutuhan mencetak surat jalan umumnya menggunakan kertas continuous form PRS dan Non PRS (Full). Kertas continuous form Non PRS biasanya memiliki ukuran 9,5 x 11 mm yang cocok untuk surat jalan dengan data lengkap dan panjang.
Sementara untuk surat jalan ringkas dan hanya beberapa barang saja bisa menggunakan kertas continuous form PRS atau ukuran setengah dari ukuran full. Dokumen dengan kertas ini jauh lebih ringkas dan juga lebih hemat kertas.
2. Gunakan Printer yang Sesuai
Kertas NCR tidak akan bisa bekerja maksimal jika dicetak menggunakan printer inkjet biasa atau printer laser. Kedua printer ini tidak bisa memberikan tekanan fisik pada kertas. Akibatnya tulisan hanya muncul di lembar pertama dan tidak akan tembus ke lembar di bawahnya.
Oleh karena itu untuk cetak surat jalan dalam bisnis cargo wajib menggunakan printer dot matrix. Printer ini menggunakan mekanisme jarum (pin) yang mengetuk pita tinta ke atas kertas. Sehingga akan memberikan tekanan yang cukup untuk memecahkan mikro kapsul kimia pada kertas NCR agar salinannya tembus dengan sempurna.
Langkah Cetak Surat Jalan untuk Bisnis Cargo
Setelah kertas dan printer dipersiapkan dengan baik, berikut ini langkah-langkah praktis untuk mencetak surat jalan.
1. Setting Ukuran Kertas pada Komputer
Sebagian besar surat jalan cargo menggunakan ukuran setengah kuarto/A5 agar hemat kertas. Karena ini bukan ukuran standar Windows, Anda perlu mengaturnya secara manual. Berikut ini cara untuk mengaturnya.
- Buka Control Panel di komputer, lalu pilih Devices and Printers.
- Klik kanan pada printer Dot Matrix, pilih Printer Properties.
- Cari menu Preferences atau Advanced, lalu buat ukuran kertas baru (Custom Size) sesuai dengan panjang dan lebar kertas NCR fisik Anda (misalnya ukuran 9.5 x 5.5 inci untuk A5 landscape). Beri nama “Surat Jalan Cargo”.
2. Sesuaikan Template Desain di Software
Buka dokumen Excel atau sistem manajemen logistik. Pastikan Page Setup pada software tersebut diatur ke profil ukuran “Surat Jalan Cargo” yang baru saja terbuat. Atur margin (jarak tepi) kiri, kanan, atas, dan bawah minimal 0,5 cm agar teks tidak menabrak batas lubang continuous form atau tepi kertas.
3. Pemasangan Kertas di Printer
Untuk memasang kertas continuous form pada printer dot matrix harus benar agar proses mencetak bisa berjalan lancar tanpa kendala kertas macet. Masukkan lubang pinggiran kertas ke dalam gerigi tractor feeder printer dengan pas. Pastikan posisi kertas lurus dan tidak miring agar jalannya kertas lancar saat printer melakukan penarikan cepat.
4. Lakukan Test Print
Setelah semua pengaturan siap, jangan langsung mencetak dalam jumlah banyak. Lakukan tes print untuk satu rangkap surat jalan terlebih dahulu. Setelah itu periksa posisi teks apakah sudah pas masuk ke dalam kotak-kotak tabel yang tersedia di tempat atau belum.
Selain itu pastikan juga ketukan printer sudah cukup kuat untuk membuat tulisan tembus dengan jelas hingga ke lembar paling bawah. Jika hasil tembusannya tipis, atur tuas ketebalan kertas (paper thickness lever) pada badan printer dot matrix ke angka yang lebih tinggi (misalnya posisi 3 atau 4 untuk kertas 3-ply).
5. Cetak Massal dan Distribusi
Jika hasil uji coba sudah sesuai, Anda bisa mulai melakukan cetak massal secara berkala. Gunakan kertas continuous form dengan kualitas NCR tinggi agar hasil cetakan tajam hingga lembar paling bawah. Kertas continuous form berkualitas tinggi seperti merek J-Plus bisa memastikan hasil cetakan bertahan lama dan tidak mudah memudar.
