Dalam ekosistem perdagangan yang kompetitif, pengelolaan dokumen transaksi menjadi pondasi utama untuk menjaga kredibilitas usaha. Penggunaan faktur penjualan retail dan grosir yang tepat membantu pelaku bisnis mencatat setiap arus barang keluar secara akurat dan sistematis.
Bagi pelaku usaha retail, kecepatan pelayanan di titik penjualan (kasir) menjadi prioritas untuk menghindari penumpukan antrean pelanggan. Sebaliknya, pada sektor grosir, detail informasi mengenali kuantitas barang dalam skala besar dan pengaturan tempo pembayaran memerlukan format dokumen yang lebih kompleks.
Artikel ini akan memberikan solusi untuk permasalahan cetak faktur penjualan pada bisnis retail dan grosir. Hal tersebut harus menyesuaikan dengan karakteristik operasional masing-masing agar mampu menyajikan informasi yang transparan bagi penjual maupun pembeli.
Jenis Media Cetak untuk Faktur Penjualan Retail dan Grosir
Memilih jenis kertas yang salah dapat meningkatkan biaya operasional yang tidak perlu. Kertas continuous form merupakan jenis kertas yang paling cocok untuk mencetak faktur penjualan baik di bidang grosir maupun retail. Jenis kertas ini merupakan standar emas bagi distributor dan pedagang grosir.
Kertas continuous form menggunakan teknologi NCR (No Carbon Required). Dengan kertas ini bisa mencetak faktur penjualan rangkap (2 ply hingga 6 ply) dalam satu kali proses tanpa perlu kertas karbon manual. Hal ini akan sangat efektif untuk membagi salinan kepada pelanggan, sopir pengiriman, dan bagian penagihan.
Solusi Cetak Faktur Penjualan Retail dan Grosir
Berikut ini solusi paling praktis dan efisien untuk mencetak faktur penjualan dalam bidang retail dan grosir menggunakan printer dot matrix dan kertas continuous form.
1. Atur Ukuran Kertas di Windows
Printer dot matrix biasanya tidak secara otomatis mengenali ukuran kertas continuous form yang beragam seperti kertas PRS atau wartel.
- Buka Control Panel > Devices and Printers.
- Klik pada driver printer dot matrix Anda (misalnya Epson LX-310).
- Pilih Print Server Properties di bagian atas jendela.
- Centang Create a new form.
- Beri nama (misal: “Faktur Kertas NCR”) dan masukkan ukuran spesifik dalam inci atau cm.
- Klik Save Form.
2. Konfigurasi Driver Printer
Setelah membuat form ukuran kertas spesifik, Anda harus menetapkannya sebagai standar. Berikut ini langkah-langkah untuk melakukan konfigurasi dengan driver printer.
- Klik kanan pada driver printer > Printing Preferences.
- Pada bagian Paper Source atau Paper Size, pilih nama form yang baru saja Anda buat.
- Lakukan hal yang sama pada bagian Printer Properties > tab Device Settings
3. Pemasangan Kertas pada Tractor Feed
Kertas continuous from memiliki lubang di sisi kanan dan kirinya. Fungsi lubang tersebut yaitu agar gerigi printer (tractor) bisa menarik kertas dengan mudah sehingga proses cetak menjadi lebih cepat.
- Buka penutup printer dan angkat pengunci tractor.
- Masukkan lubang kertas ke dalam gerigi tractor. Pastikan posisi kertas lurus dan tidak miring agar hasil cetak tidak bergeser di halaman berikutnya.
- Kunci kembali penggeser tractor dengan memberi sedikit tegangan pada kertas (jangan terlalu kencang agar tidak robek).
4. Pengaturan Top of Form
Ini merupakan langkah paling krusial. Langkah ini untuk memastikan baris pertama faktur tercetak di tempat yang benar. Berikut ini langkah-langkah untuk mengatur top of form (titik nol).
- Gunakan tombol Load/Eject atau putar platen (rol samping) secara manual hingga ujung atas kertas berada tepat di bawah print head (jarum cetak).
- Pada banyak printer Epson, Anda bisa menahan tombol Pause selama beberapa detik hingga berbunyi bip untuk mengunci posisi “Top of Form” tersebut.
5. Pengaturan pada Aplikasi Penjualan
Jika Anda menggunakan Excel atau aplikasi akuntansi, pastikan margin diatur ke 0 atau minimal 0,1 inci. Ini karena kertas continuous form tidak memiliki area margin aman. Selain itu, gunakan font native printer seperti Draft, Courier, atau Roman berukuran 10 atau 12 pitch. Jenis huruf ini jauh lebih cepat tercetak dan jelas pada printer dot matrix.
6. Print Faktur Penjualan
Setelah semua mengatur selesai, Anda bisa langsung mencetak faktur tersebut. Berikut ini langkah-langkahnya.
- Tekan Ctrl + P pada aplikasi Anda (Excel, Word, atau Software Akuntansi).
- Pastikan printer yang terpilih adalah printer dot matrix Anda.
- Klik Properties atau Preferences untuk memastikan sekali lagi bahwa “Paper Size” sudah mengarah ke ukuran custom yang Anda buat sebelumnya (misalnya: Faktur NCR).
Rekomendasi Kertas Continuous Form untuk Faktur Penjualan Retail dan Grosir
Kertas continuous form J-Plus merupakan pilihan terbaik untuk kebutuhan faktur penjualan retail dan grosir. Produk J-Plus menyediakan berbagai jenis dan ukuran continuous form mulai dari 1 ply hingga 6 ply, selain itu juga jenis PRS dan Non PRS. Kertas yang bervariasi ini sangat cocok untuk kebutuhan faktur penjualan bisnis Anda.
Selain itu, official store J-Plus yang berada di Surabaya juga menyediakan continuous form custom yang bisa menyesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis. Mulai dari cetak logo, ukuran kertas custom, dan lain-lainnya.
